В данной статье мы поговорим о том, какие моменты необходимо учесть при переходе на аутсорсинг учетных функций, если до настоящего времени Вы им не пользовались: анализ текущей ситуации, планирование и оценка бюджета, выбор поставщика услуг, оценка сроков запуска проекта.
Для начала несколько слов об аутсорсинге бизнес-процессов в целом. Это уже не новое понятие для нашей страны — первые аутсорсинговые проекты (в том числе в направлении учетных функций) начали появляться еще в середине 90-х годов, это было связано в основном с притоком иностранного бизнеса и соответствующими запросами от него (т. к. на Западе эти услуги появились намного раньше и уже были активно распространены).
А в наши дни компаний, использующих аутсорсинг, становится всё больше — независимо от размера бизнеса, многие передают на аутсорсинг разные процессы, начиная от клининга, заканчивая выводом целых непрофильных подразделений, оказывающих поддержку основному бизнесу компании.
Простым языком понятие определено, например, в Википедии, аутсорсинг бизнес-процессов (от англ. Business Process Outsourcing) — одна из разновидностей аутсорсинга, при которой организация передает на обслуживание другой компании непрофильные бизнес-процессы.
Аутсорсинг бизнес-процессов — наиболее глубокая форма аутсорсинга, предполагающая тесное взаимодействие между клиентом и поставщиком услуг (аутсорсером).
Таким образом, на аутсорсинг Вы можете передать любые функции, которые не являются основными в обеспечении деятельности Вашей компании.
Как определить целесообразность передачи процесса расчета заработной платы, ведения КДП или бухгалтерского и налогового учета на аутсорсинг для Вашего бизнеса?
Для этого имеет смысл посмотреть на текущую организацию данных процессов в компании с точки зрения её эффективности для бизнеса. Стоит задуматься о переходе на аутсорсинг учетных функций, если:
- процесс не автоматизирован или автоматизирован недостаточно (штатные сотрудники выполняют много операций вручную с помощью простейших программ MS Office, не используя специализированное ПО);
- высокий % текучести персонала, занятого на данных функциях;
- в компании нет собственного юридического отдела или юристы узкоспециализированы и нет экспертизы в области трудового права/налогового законодательства;
- в компании не выстроена система обучения, контроля и оценки квалификации персонала; отсутствует система мониторинга изменений в законодательстве;
- нет уверенности в корректности текущего процесса ведения учетных функций и не проводится аудит;
- периодически бывают случаи задержки выплат заработной платы сотрудникам или подготовки кадровых документов, были предписания от налоговой инспекции или СФР на повторную подачу или корректировку отчетности и пр. ошибки.
Когда речь заходит о планировании и оценке бюджета, необходимо рассчитать экономическую эффективность от применения аутсорсинга учетных функций в Вашей компании. В этом случае встает вопрос — как правильно посчитать выгоду от аутсорсинга по сравнению со штатным персоналом? И здесь важно понимать, что стоимость аутсорсинга неправильно сравнивать только с ФОТ сотрудников, которые выполняют эти функции в компании. При оценке эффективности от применения аутсорсинга также необходимо учитывать следующие виды затрат, которые компания вкладывает в обеспечение данных функций:
- подбор и замена персонала;
- обучение персонала, обеспечение обновляемыми информационными ресурсами;
- обеспечение персонала рабочими местами (при удаленной работе — обеспечение стабильного интернета, рабочего ноутбука и пр.);
- ИТ-поддержка и обеспечение ИТ-инфраструктуры;
- юридическая и методологическая поддержка;
- риски компании (суммы штрафов от ошибок при расчетах, нарушении законодательства, трудовые споры и пр.).
С такими предварительно подготовленными расчетами Вам будет легче оценить коммерческие предложения, которые представят Вам компании-поставщики аутсорсинговых услуг, и Вы сможете принять более взвешенное решение о переходе на аутсорсинг.
Непосредственно к выбору поставщика услуг необходимо подходить заблаговременно, т.к. организация процесса аутсорсинга учетных функций требует предварительной подготовки: помимо времени, которое может понадобиться на согласование и подписание Договора оказания услуг, необходимо учесть срок Запуска проекта (этап Подключения на услуги или Set Up), который может занимать от пары недель до нескольких месяцев в зависимости от объемов Вашего бизнеса и текущего состояния учета. Поэтому стоит обеспечить продолжение выполнения функций штатными сотрудниками на весь период запуска для непрерывности перехода и во избежание рисков.
Также стоит понимать, что процесс перехода на аутсорсинг требует двустороннего участия — его следует воспринимать как отдельный проект с назначением ответственного лица в Вашей компании (которое будет взаимодействовать с провайдером и передавать необходимые данные) и обозначением контрольных точек. Т.к. процесс оказания услуг будет выстраиваться под особенности Вашей организации и, помимо соответствия законодательству, должен быть удобен Вам и эффективен.
Как же правильно выбрать поставщика аутсорсинга учетных функций, ведь грамотное их ведение является крайне важным для бизнеса и цена ошибки может быть очень велика?
Ниже представлены несколько критериев, которые Вы можете использовать для оценки потенциального аутсорсингового партнера на предмет его надежности и способности качественно оказывать услуги аутсорсинга учетных функций:
- наличие экспертизы в направлении учетных функций (можно запросить портфолио сотрудников, запросить описание примеров выполненных проектов, название компаний-клиентов);
- наличие в компании системы безопасности и защиты данных, подтвержденной официальными сертификатами соответствия, а также системы информационной безопасности;
- присутствие компании в Реестре операторов, осуществляющих обработку персональных данных, в соответствии с законом ФЗ-152;
- наличие собственного корпоративного университета/методологии и юридического отдела;
- наличие собственной ИТ-команды разработчиков и лицензий на ПО и учетные системы;
- прозрачность предоставления информации (подробное описание видов работ, входящих в стоимость, в т.ч. в Договоре; подробное описание процесса оказания услуг, проектной команды);
- применение системы оценки и контроля качества оказываемых услуг (наличие описания), применение Регламента взаимодействия на проекте;
- прописанная финансовая ответственность в Договоре на оказание услуг и наличие полиса страхования гражданской ответственности с определённой суммой страхового покрытия рисков;
- репутация на рынке услуг: многолетняя история; наличие письменных рекомендаций Клиентов и возможность предоставить контакты рекомендателей; место в официальных рейтингах аутсорсинговых компаний — RAEX, официальные СМИ; рейтинг благонадежности на сайтах, предоставляющих официальные данные по юрлицам).
Пожалуй, это основные моменты, которые позволят Вам подготовиться и подготовить команду к переходу на аутсорсинг учетных функций в Вашей компании.
Надеюсь, благодаря данному материалу и приведенным практическим советам Вы будете уверены в правильности своего выбора в пользу аутсорсинга и найдете того самого надежного аутсорсингового партнера, который подберет для Вас оптимальную модель оказания услуг и с которым Вы сможете добиваться лучших бизнес-результатов в течение долгих лет!
