Период коронавирусной инфекции внес изменения в отношения работодателей и сотрудников. Многие компании с 2020-2021 годов стали принимать новых или переводить уже имеющихся в штате работников на «удаленку». Это стало трендом, и работодатели оценили преимущества такого трудового партнерства.
Рассказываем, как оформить сотрудника на удаленную работу и что необходимо учесть в документации.
Как расценивает «удаленку» закон
Прежде всего, отметим, что эти деловые отношения имеют значительные отличия от работы с фрилансерами, которые не входят в штат компании. Удаленные сотрудники как раз полноценно включены в штат и имеют такие же права, как и другие работники предприятия. Отличия между ними лишь в том, где именно они трудятся.
Офисный работник приходит на закрепленное за ним рабочее место. Удаленный же работает из удобного ему места — из дома, или например, коворкинга. Главное, чтобы он обеспечивал высокое качество труда и постоянно был на связи.
С точки зрения трудового законодательства Российской Федерации понятия «удаленная» и «дистанционная» работа — синонимы. Дистанционная работа может быть:
- постоянной — работа всегда выполняется удаленно, этот вариант компании зачастую используют при сотрудничестве с бухгалтерами, IT-специалистами;
- временной — работа выполняется вне офиса лишь определенный срок (но не более полугода), например из-за реорганизации офисного помещения, после чего сотрудник обязан вернуться к офисному формату;
- периодической — работа по одним дням выполняется в офисе, а по другим — за его пределами. Длительность срока такого сотрудничества законом не определена.
Важно!
Если временная удаленная работа связана с форс-мажорными ситуациями, пандемией, то требование вернуть работников в офис спустя полгода не действует (ст. 312.9 ТК РФ).
Какой документ может быть основным
Перед тем как оформить удаленного сотрудника, выберите один из трех вариантов — в зависимости от ситуации в компании:
- сотрудник принимается на работу — с ним нужно заключить трудовой договор;
- сотрудник уже работает, но переходит на «дистанционку» — допсоглашение к трудовому договору;
- сотрудников переводят из-за ЧП, пандемии и т.п. — следует оформить приказ о переводе.
Что указать в трудовом договоре с дистанционным сотрудником
- График. Укажите дни недели и время. Если четкое время не имеет значения, то пропишите норму часов, которую сотрудник должен отработать.
- Период. Если «дистанционка» планируется временной или периодической, укажите срок ее длительности с датами.
- Обязанности. Здесь лучше уделить внимание детальному указанию, так как если этого не сделать, то контролировать работника будет сложно.
- Адрес предприятия. Указывать адрес, по которому будет находиться сотрудник, не нужно.
- Способ связи. Пропишите, с помощью каких средств связи (электронная почта, мессенджеры и т.д.) вы будете проводить созвоны, совещания, обмениваться документами. Обяжите работника проверять указанные средства связи оговоренное число раз в день.
- Отчетность. Укажите сроки и форму сдачи документации.
- Очные встречи. Если они планируются, в договоре нужно прописать порядок, по которому сотрудника могут вызвать в офис.
- Оборудование. По ст. 312.6 ТК РФ, если лицо работает на собственном оборудовании, компания выплачивает ему ежемесячную компенсацию. В противном случае компания обязана обеспечить его необходимым оборудованием для работы, как и любого другого офисного сотрудника.
Важно!
Эти сведения указывают как в договоре с новым сотрудником, так и в допсоглашении. Они будут аналогичны. Если же работников переводят на «удаленку» из-за ЧП или особых условий, пропишите в приказе характер ситуации, срок действия «дистанционки». Остальные пункты аналогичны указанным выше.
Как заключить договор с дистанционным сотрудником
Отправить бумажные документы по почте
- Работник передает компании копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании, военного билета (при необходимости).
- Компания отправляет в ответ трудовой договор в 2 экземплярах, приказ о приеме на работу, должностную инструкцию, инструкции по охране труда.
- Сотрудник подписывает договор и один экземпляр отправляет вам обратно.
Отправить электронные документы по e-mail
- Используйте квалифицированную электронную подпись для подписания документов.
- Лицо, которое будет работать удаленно, может иметь квалифицированную или неквалифицированную электронную подпись — но обязательно также усиленную.
Внимание!
По электронной почте вы можете обмениваться всеми указанными выше документами, кроме трудового договора. Его все-таки придется пересылать обычной почтой в бумажном формате (ст. 312.2 ТК РФ).
Как не ошибиться, оформляя трудовой договор на «удаленке»
Если у компании лишь несколько удаленных сотрудников, то их кадровое сопровождение обычно не составляет труда. Но если работников много, то на практике при оформлении документации часто возникают ошибки, пробелы или неточности.
Чтобы их не допустить, лучше всего передать работу опытной компании на аутсорсе. Unistaff предлагает выгодное сотрудничество, которое избавит вас от выполнения сложных задач и оставит максимум времени непосредственно на бизнес-процессы.
