Для каждого сотрудника, заключившего трудовой договор, законодатели предусмотрели право воспользоваться отпускным периодом, когда зарплата не выплачивается, а место в компании сохраняется. Есть ситуации, когда компания вправе не принимать заявление сотрудника. А есть ситуации, когда отказ невозможен по закону. Разбираемся с теми и другими.
Можно ли взять отпуск за свой счет
По согласованию с руководством компании воспользоваться неоплачиваемым отпускным периодом можно в любое время. Его длительность также оговаривается с руководителем. Законодатели не ограничивают ее, то есть продолжительность отпуска без сохранения заработной платы не регламентирована. Все зависит от производственных необходимостей и конкретных договоренностей с компанией. Когда договориться не удается, компания мотивированно отклоняет просьбу заявителя.
Причины отпуска за свой счет законодатели не уточняют. Чаще всего они имеют сугубо личный характер. Руководители идут навстречу, если речь идет об объективных, внешних обстоятельствах — например, вызов в суд или невозможность вернуться в страну из-за задержки рейса.
Обращаем внимание, что закон не запрещает компаниям отказывать сотрудникам, к примеру, из-за невозможности изменить процессы производства, бизнеса. У руководителя нет права принуждать к уходу на отдых без оплаты.
Важно!
Возможность отпуска за свой счет по семейным обстоятельствам компании чаще всего указывают в коллективном договоре. Там же прописывают процедуру.
Без возможности отказа
Трудовой кодекс РФ предусматривает отпуск за свой счет, когда отказ компании невозможен:
- На срок не более чем 60 дн. предоставляется отпуск за свой счет работающим инвалидам.
- На 14 дн. уходят в отпуск за свой счет пенсионеры, которые продолжают работать.
- На этот же срок оформляют безоплатный отпускной период, когда в семье есть погибший военный, полицейский.
- До 5 дн. берут, когда вступают в брак, при рождении ребенка, смерти родного человека по прямой линии.
- До 14 дн. — лица с 2 и более детьми, которым еще не исполнилось 14 лет. Это же касается одиноких матерей/отцов хотя бы с одним ребенком, не достигшим 14-летия. На такой же срок заявление на отпуск за свой счет имеют право подать сотрудники, если у них есть ребенок-инвалид, не достигший 18-летия. Во всех перечисленных случаях такая обязанность компании фиксируется коллективным договором.
- Отпуск до 35 дн. за свой счет берут ветераны боевых действий.
- 10-15 дней (по ситуации — сессия, диплом, вступительные экзамены) компании предоставляют сотрудникам, впервые учащимся в госвузах, училищах.
Законодатели расширили список сотрудников в ст. 128 ТК, которым компании обязательно дают отпускной период без оплаты:
- с 2025 г. отпуск за свой счет на 14 дн. берут супруги, родители, дети военных, добровольцев, если те погибли на СВО;
- эти же близкие родственники могут взять до 35 дн., если военный, доброволец ранен, проходит лечение из-за болезни.
Период исчисляется в календарных днях. Если в 2025 г. году не воспользоваться правом, то отпускные периоды не переносятся на 2026 г., не суммируются.
Как предоставить отпуск без сохранения заработной платы
Законодатели не разработали единую форму для заявления, поэтому оно подается в произвольной форме (либо по форме, утвержденной локальным актом). Нет обязательств документально подтверждать необходимость в отпускном периоде. Но если эта обязанность есть в коллективном договоре, следует дополнить заявление документацией для подтверждения фактов.
Заявление на отпуск без сохранения заработной платы, кроме стандартной информации о подающем и принимающем лицах, должно содержать информацию о причине, длительности отпускного периода. Когда его предоставление — обязанность компании, то ссылаются на законодательный документ, обязывающий отпускать сотрудника по его требованию.
Законодатели не устанавливают, когда следует подать данный документ и когда наступает отпускной период. На практике по договоренности с руководством нередко оформляют отпуск за свой счет день в день. К примеру, если смерть родственника произошла ночью, то утром подается заявление и отпускной период наступает сразу.
Далее издают приказ на отпуск без сохранения заработной платы.
Проблемные вопросы
Среди распространенных проблем — больничный в отпуске без сохранения заработной платы. Если болезнь пришлась на безоплатный отпускной период, то компания и Соцфонд не обязаны оплачивать больничный. Исключение — случай, когда сотрудник заболел в отпуске, а выздоровел уже после его окончания. Тогда ему оплатят только дни, которые он проболел после окончания отпуска.
Совместители
Не регулируют законодатели отдельно и возможность взять отпуск за свой счет совместителю. В данном случае действуют общие основания по ст.128. То есть на второй работе человек точно также должен подать заявление, а работодатель — рассмотреть его в законном порядке. Если сотрудник оформил отпускной период в основной компании, то вторая (в которой он работает по совмещению) не обязана автоматически предоставлять ему отпуск за свой счет на тот же срок.
Беременность
Женщина может попросить компанию предоставить отпускной период без оплаты еще до наступления стандартного отпуска, связанного с беременностью и родами. Или же продлить на безоплатной основе предусмотренный законодателями отпуск, в котором она ухаживала за малышом. Специальных «послаблений» для таких ситуаций не предусмотрено. Отпуск за свой счет беременным предоставляется на общих условиях.
Если ваша компания не желает столкнуться с нарушениями в оформлении документации, обращайтесь за помощью к экспертам Unistaff. Мы возьмем на себя эту и другие рутинные сферы деятельности вашей компании и закроем все проблемные вопросы.