Нередко в бизнесе возникают ситуации, когда «на бумаге» доход компании стабильный, а на деле средств на текущие расходы не хватает, так как задерживаются денежные поступления, произведены крупные покупки и т.д. Например, компания заключила договора с клиентами на крупную сумму, но в конце месяца не может выплатить зарплату и заплатить за аренду помещения, потому что клиенты переведут деньги только в начале следующего месяца. Подобная ситуация — это кассовый разрыв, простыми словами — временная нехватка денег на постоянные траты для поддержания нормальной бизнес-деятельности предприятия.
Причины возникновения
Как правило, ситуация складывается, когда доход предприятия уже подтвержден документами, но будет получен лишь через некоторое время, при этом обязательные расходы нужно нести уже сейчас.
Наиболее частые причины кассового разрыва:
- недостаточно качественное планирование бизнес-процессов — в компании не учли всех расходов и доходов, проигнорировали график платежей;
- ошибки в закупках товаров — например, на новый товар потрачена серьезная сумма, но он раскупается медленнее, чем предполагалось;
- постоплата — многие крупные предприятия рассчитываются с деловыми партнерами раз в 2 месяца, квартал или даже полугодие, из-за чего повышаются риски кассовых разрывов;
- недобросовестность контрагентов — предприятия нередко сталкиваются с необоснованными задержками по платежам от деловых партнеров;
- сезонность бизнеса — прибыль вне сезона со 100% вероятностью бывает низкой, и если заранее на создать финансовую «подушку безопасности», кассовый разрыв на предприятии неминуем.
Если ввести в практику бухгалтерии регулярное финансовое планирование, проблем удастся избежать. Для этого достаточно проводить расчеты по простой формуле.
Как посчитать кассовый разрыв
Суммируйте средства, оставшиеся на банковских счетах и в кассе компании, за текущий период с реальными поступлениями денег в этот же период. Затем подсчитайте все расходы (также за текущий период). Вычтите сумму расходов из суммы всех доходов. Если у вас получается отрицательная цифра — это явный признак проблемы.
Важно!
Эта простая и эффективная формула расчета кассового разрыва может быть интегрирована в таблицы учета доходов/расходов (Excel или аналогичные). Тогда вы сможете буквально ежедневно отслеживать риски и понимать, в какой из дней у вас возникнет разрыв.
Какие действия предпринять для профилактики
Своевременное определение кассового разрыва помогает компаниям избегать финансовых «провалов». Эта процедура может стать важной частью планирования бюджета и построения финансовой стратегии на длительный срок.
Заранее откажитесь от трат, проводить которые необязательно. Это могут быть, к примеру, расходы на представительскую продукцию, обновление техники в офисной кухне, премии сотрудникам.
«Заморозьте» расходы, которые можно отнести к второстепенным. К примеру, модернизация оборудования — важная процедура в производственном процессе. Однако ее можно запланировать на более поздний период, предварительно создав денежный фонд для этих затрат.
Заключая договора с контрагентами, указывайте точные сроки оплаты и суммы штрафов за их просрочку. Это не просто снизит риски просроченных платежей, но и дисциплинирует ваших деловых партнеров, положительно скажется на репутации компании как пунктуальной и точной.
Учитывайте все доходы и расходы в одной программе/сервисе, чтобы у вас не возникало проблемы, как рассчитать кассовый разрыв заранее. Используйте электронный документооборот. Современные сервисы позволяют быстро выводить статистические данные, анализировать разные категории расходов/поступлений. Когда у компании много деловых партнеров, сложно контролировать просроченные платежи без автоматизированного сервиса их учета.
Важно!
Проблему легче предусмотреть заранее, чем потом проводить устранение кассового разрыва. Совершенно неверно «латать дырки» в бюджете, экстренно распродавая оборудование по сниженной цене, резко и необоснованно (с точки зрения клиентов) повышать цены на услуги и товары.
Как избежать последствия кассовых разрывов
Одно из наиболее эффективных средств — так называемая финансовая «подушка безопасности». Ее создают, ежемесячно откладывая 5-10% прибыли. В идеале компании рекомендуется собрать сумму, позволяющую 4-6 месяцев работать даже в жестких условиях, когда доходов нет вообще. Эта рекомендация особенно актуальна для предприятий, чья деятельность связана с сезонностью работ, нестабильностью спроса на услуги/товары, которые могут вызвать кассовый разрыв, что значит серьезный удар по экономике компании. Именно «подушка безопасности» позволит этого удара избежать.
Если же проблема все-таки возникла, и перед предприятием нависла угроза в виде обязательных платежей, лучше всего постараться договориться об их отсрочке. К примеру, арендодатели обычно идут навстречу в таких ситуациях.
Кредитование — еще один ответ на вопрос «что делать, когда возникает кассовый разрыв». Однако здесь нужно взвесить все плюсы и минусы, так как банк может предложить заведомо невыгодные для компании условия.
Как не допускать ошибок
Тренд последних лет в сфере финансового планирования предприятий — привлечение к этому процессу аутсорсинговых специалистов. Как правило, такие эксперты имеют узкую специализацию и досконально выполняют весь спектр работ по учету доходов/расходов, выявлению финансовых рисков и т.д. Услуги именно таких специалистов предоставляет аутсорсинговая компания Unistaff. Мы возьмем на себя всю рутинную работу по учету и планированию. Наши эксперты знают, как не допустить возникновения проблемы и как устранить кассовый разрыв, если он возник до того, как мы начали сотрудничество с компанией.