Когда предприятие выплачивает любому работнику заработную плату, оно обязуется предоставлять ему расчетный листок. В нем должно быть детально расписано, сколько денег было начислено, а сколько удержано.
В этой статье мы рассмотрим нюансы оформления и выдачи этого документа, а также расскажем о возможных ошибках, которые могут быть допущены при выдаче расчетного листа.
Кому выдавать, а кому нет
Право получить этот документ имеют абсолютно все работники предприятия, заключившие с ним трудовой договор. Некоторые компании могут игнорировать это требование законодателей, что является серьезной ошибкой. Выдавать расчетный лист нужно обязательно. Исключение составляет единственный случай — когда сотрудник за месяц заработал 0 рублей. Если начислений и удержаний нет, то и сообщать нечего. Отсутствует необходимость в выдаче документа и при оплате отпускных.
Если же гражданин сотрудничает с компанией на основании договора гражданско-правового характера, выдача расчетных листов не проводится. Более того, нужно строго следить, чтобы сотруднику, работающему по ДГПХ, ошибочно не выдали листок. Этот факт при проверке даст право контролирующим органам переквалифицировать отношения предприятия и гражданина как трудовые, а не гражданско-правовые.
Руководство предприятия самостоятельно назначает ответственных за процедуру выдачи. Чаще всего ею занимаются специалисты бухгалтерии.
Важно! Когда выдается расчетный лист по зарплате
Это краеугольный камень законодательства, по которому мнения Роструда и Минтруда расходятся. Заработная плата делится на две части — «авансовую» и основную. По одному мнению, листок нужно выдавать при каждой из этих выплат. По другому мнению, при оплате труда по ставкам и окладам можно выдавать этот документ один раз — когда предприятие полностью рассчитывается с работником за весь месяц. Расчетный лист при увольнении выдается одновременно с полным расчетом, то есть в тот же день.
Как должен выглядеть документ
Форму расчетного листка законодатели не устанавливают — предприятия разрабатывают ее на свое усмотрение. Однако форма, утвержденная предприятием, обязательно должна быть зафиксирована в приказе/распоряжении. В противном случае это будет расценено как нарушение норм ТК.
Сотрудник имеет полное право знать, из каких частей состоит его зарплата, были ли начислены различные доплаты, компенсации и т.д. Поэтому в форме указывают оклад, премии, отпускные, больничные, оплату труда в командировке, компенсации за неиспользуемый отпуск и др.
Точно так же работнику должна быть предоставлена полная информация об удержаниях.
В форме также указывают общую сумму начислений/удержаний и общий облагаемый доход.
Предоставление расчетных листов
У многих руководителей возникает вопрос, как выдавать этот документ — в бумажном или цифровом виде. Законодатели однозначно не отвечают на этот вопрос. Но рекомендуют пользоваться электронным форматом только в случае, если предприятие использует ЭДО.
Во внутренней нормативной документации или трудовых договорах следует обязательно указать, в каком формате предприятие оповещает работников о начислениях/удержаниях по зарплатам.
Как отправлять
Электронный расчетный лист рекомендуется отправлять сотруднику по e-mail или через личный кабинет корпоративного портала. А вот пользоваться мессенджерами — это очень спорный момент. К тому же сейчас действует определенный запрет на отправку документации в иностранных мессенджерах.
Как подтвердить, что расчетный лист за месяц выдан
Законодатели опять же четко не прописывают нюансы процедуры или конкретные формы подтверждения. При выдаче расчетного листа в электронном формате факт регистрируется рассылающей системой. Если же документы выдаются в бумажном формате, их получение лучше зафиксировать при помощи подписи сотрудника.
- Одни предприятия заводят специальный журнал учета.
- Другие предусматривают для этих же целей отдельную графу в расчетной ведомости по зарплате.
- Третьи распечатывают листки в двух экземпляров и, после того, как работник расписывается на обоих, один сохраняют себе и хранят в архиве.
Так как за невыдачу предусмотрены штрафы для компаний, рекомендуем продумать и утвердить на предприятии форму фиксации. Иначе при проверке могут возникнуть проблемы. Поэтому в любом случае лучше, чтобы расчетные листы по зарплате с расшифровкой присутствовали на предприятии в бумажном или электронном формате.
Как не допустить ошибки
Основные виды ошибок при работе с расчетными листками мы указали выше. Но испортить ситуацию могут и элементарные ошибки при заполнении формы или расчете самих сумм.
Чтобы разгрузить своих сотрудников от рутинных задач, многие предприятия сейчас передают эту и другие сферы расчетной деятельности на аутсорсинг. Сотрудники компании Unistaff действуют с максимальной внимательностью и профессионализмом, что позволит вам избежать неточностей и штрафов в будущем.
Аутсорсинг — это эффективный и современный путь для интенсификации бизнес-процессов. Развивайте свой бизнес, а о ваших рутинных задачах позаботимся мы.