Проактивность означает возможность получения пособия застрахованным лицом напрямую от Социального фонда РФ. Фонд регистрирует страховой случай, информация о котором поступает в систему от медицинского учреждения, и назначает выплату.
До этого застрахованный работник обязан был передать больничный лист работодателю. После чего сведения передавались в ФСС. С 2022 г. предприятия и их работники минимально участвуют в процессе назначения пособий.
Мы расскажем, как оформляют проактивные выплаты в 2024 г. и какие ошибки могут быть допущены.
Условия проактивности
Весь механизм налажен через систему социального электронного документооборота (СЭДО). Через нее происходит передача всех сведений о застрахованных работниках и страховых случаях. Сведения передаются по факту получения их от работника. Дата приема и дата предоставления заполненной унифицированной формы «Сведения о застрахованном лице» могут не совпадать. Процедура повторяется, если работник поменял персональные данные и иные сведения о себе.
Отношения по обязательному социальному страхованию у застрахованных лиц возникают с момента заключения трудового договора с работодателем. Проактивные выплаты СФР можно получать:
- по временной нетрудоспособности (на основании закрытого больничного листа в электронной форме);
- по беременности, родам (с момента выдачи электронного листка нетрудоспособности со статусом «закрыт» и начала отпуска по беременности и родам).
Обращаем внимание, что назначение пособия по уходу за ребенком также относится к проактивным выплатам, так как СФР выплачивает пособие напрямую работнику.
Важно!
В 2023 г. законодатели приняли решение о том, что предприятия могут страховать на случаи ВНиМ также и исполнителей по договорам ГПХ. Поэтому проактивные выплаты по всем случаям страхового обеспечения (в том числе по больничным) в 2024 г. распространяются и на них тоже.
Как происходит взаимодействие
Прежде всего, предприятию нужно подключиться к СЭДО. Сделать это можно на портале Соцфонда, скачав бесплатно приложение. Многие программы для бухгалтерии имеют опцию подключения. Подключение можно организовать и через операторов СЭДО — коммерческие организации.
Через СЭДО Социальный фонд получает от медучреждения данные, о том что сотрудник открыл больничный лист и закрыл его (при необходимости продлил), направлен на медицинскую экспертизу. В целом же оформление больничных происходит без привязки к предприятию. СФР определяет работодателя и направляет запрос о недостающих сведениях.
Когда больничный закрыт, СФР проводит выплату. Или же направляет в компанию запрос для получения информации, которая необходима, чтобы назначить проактивные выплаты — это страховой стаж, сведения о замене лет, периоды простоя, продолжительность рабочего времени, районный коэффициент. В течение трех дней предприятию необходимо предоставить эти данные. Данные о районном коэффициенте предоставляются в СФР не позднее двух рабочих дней с момента получения запроса.
Работник может отслеживать статус в личном кабинете на Госуслугах.
Другие случаи
Выплаты по случаю рождения малыша
В этих случаях проактивный порядок выплаты следующий. Информация о том, что родился ребенок, попадает в систему из ЗАГСа. На предприятие возлагается ответственность за то, чтобы не пропустить запрос относительно районного коэффициента. Ответ на него нужно дать в течение двух дней.
Пособие по беременности и родам
В этом случае, беззаявительный порядок выплаты пособий не работает. Женщине нужно лично подать руководству компании заявление на отпуск по беременности и родам. Далее предприятие самостоятельно направляет данные в СФР. В них указывается, в частности, начало и завершение отпуска. Пособие по беременности и родам назначается и выплачивается за календарные дни, приходящиеся на период отпуска по беременности и родам. Сотрудница получает пособие сразу, суммарно за весь период отпуска.
Возможные ошибки
Хотя система автоматизирована, компании все равно допускают неточности, которые способны привести к штрафам.
1. Нарушения сроков подачи данных в Соцфонд. Практически во всех случаях они составляют три рабочих дня. Отсчет ведут с той даты, когда получена информация от сотрудника (например, о смене паспортных данных или при приеме на работу) или запрос от СФР. Не на всех предприятиях ответственные специалисты знают, что запрос о районном коэффициенте для пособия по рождению должен быть удовлетворен не за три, а за два дня. Если срок нарушен — это явный повод для санкции в виде штрафа 5 тыс. руб.
2. Отсутствие на предприятии документов, связанных с проактивными выплатами на отпуск по уходу за ребенком, больничными. Хотя эти данные должны быть в системе, во время документальной проверки их все равно могут потребовать.
3. Предоставление компанией недостоверных сведений. Это приводит к неправильным расчетам, из-за чего сотрудник может получить либо больше, либо меньше денег, чем положено. То и другое чревато санкциями за экономический ущерб или судебными разбирательствами. Однако если недостоверность является следствием ошибки самого сотрудника, предприятие может взыскать деньги за причинённый ущерб с него.
Снижаем риск неточностей
Тема проактивных выплат по больничным листам и другим страховым поводам всегда актуальна для предприятий с крупными коллективами. Тренд последних лет — передача рутинных сфер учетной деятельности на аутсорсинг. Компания Unistaff возьмет на себя подобные задачи,. Наши эксперты проследят за сроками подачи данных, отследят запросы СФР, гарантируют сохранность электронной документации, проверят достоверность поданных сведений.