Этот документ в бизнесе относят к первичным. Его используют, чтобы подтвердить факт, что средства, выделенные подотчетным лицам из кассы предприятия или переведенные им на банковскую карту для административных, хозяйственных нужд или командировки, были потрачены на данные цели. Их выдача конкретным сотрудникам оформляется приказом руководства. Средства могут быть истрачены не полностью и возвращены обратно на счет предприятия, это также должен отражать авансовый отчет.
В каких случаях оформляют документ
- После завершения командировки.
- Для подтверждения представительских расходов.
- После того, как сотрудниками для целей предприятия были приобретены товары/услуги от сторонних организаций/компаний.
Сроки заполнения авансового отчета и его сдачи должны быть указаны в учетной политике предприятия и определяются им самостоятельно. Исключение составляет отчетность по командировке — ее всегда нужно сдавать в течение 3 дней после завершения командировочной поездки. Если этот период приходится на болезнь работника, он сдает авансовый отчет по командировке после выхода на работу.
Важно!
Сдавать отчетность нужно как при получении наличных денег из кассы компании, так и при переводе их на банковскую карту сотрудника. Можно также воспользоваться корпоративной картой.
Как заполнить авансовый отчет
Законодатели не устанавливают единую форму документа, поэтому каждая компания в праве разрабатывать ее самостоятельно. Как правило, в ней присутствуют две таблицы для введения данных об авансе, остатке, перерасходе и для бухгалтерских записей (корреспонденция счетов, суммы). Заполнением занимаются два сотрудника предприятия — подотчетное лицо и бухгалтер. Документ заполняется в одном экземпляре.
Заполнение сотрудником
Он указывает свои личные данные, должность, подразделение предприятия, сумму аванса и дату его выдачи. В графах, где речь должна идти об остатке или перерасходе, информацию вносят только по факту. Если таковых не было, графы оставляют пустыми или ставят в них прочерк. Порядок заполнения авансового отчета предполагает также перечисление трат на оборотной стороне документа.
Заполнение бухгалтером
Специалист указывает табельный номер подотчетного работника, номер самого отчета. Подтверждает сумму аванса, указывая рядом ФИО руководителя (оставляется место для его подписи). Бухгалтеру нужно внести в документ все бухгалтерские счета, отражающие распределение расходов. Далее бухгалтер должен проверить суммы по расходным документам, представленным сотрудником, и проставить финальную сумму.
Авансовый отчет в бухгалтерском учете имеет также отрывную часть — «Расписка». Она необходима для того, чтобы подтвердить: документ передали на проверку. В расписке указывают ФИО работника, сумму выданных и израсходованных/перерасходованных средств, количество расходных документов, предоставленных подотчетным лицом. При образовании остатка работник возвращает его, что бухгалтер должен отразить в расписке. Аналогично при перерасходе нужно вернуть сотруднику потраченные им личные средства и также зафиксировать возврат по авансовому отчету.
Документ вступает в силу только после того, как его подпишет руководитель предприятия. После этого его можно принять к налоговому учету. Отметим, что от работника требуется отдельное заявление на подотчетные суммы и возмещение средств при перерасходе. На основании этого документа, завизированного руководителем, проводится выдача средств — наличных или переводом на банковскую карту.
Важно!
Ошибки в заполнении авансового отчета по командировке или другим хозяйственным/административным нуждам исправлять можно. Зачеркните неверные данные одной чертой, чтобы они легко читались. Исправьте данные, поставьте дату исправления и заверьте его подписями лиц, которые подписывали документ изначально.
Сколько хранить документацию
Законодатели требуют хранить каждый авансовый отчет на хозяйственные нужды в течение 5 лет. Обычно их подшивают в отдельную папку. Если отчетов много, то на каждый месяц, квартал заводят отдельную папку. А вот условия хранения в законе не прописаны, поэтому предприятие должно самостоятельно организовать этот процесс. Главное, чтобы документация была под рукой на случай проверки.
Ответственность за ошибки
Как мы отметили выше, найденные ошибки разрешается исправлять. Однако за неисправленные ошибки предусмотрены санкции — от 5 до 10 тыс. рублей для бухгалтера. Если нарушение повторилось, сумма удваивается. Если ошибки привели к неуплате налогов, предприятию придется заплатить недоимку + 20% от суммы доначислений.
Самые распространенные нарушения на предприятиях — несоответствие в данных или попросту отсутствие самого отчета. У компании может отсутствовать или быть неполным список подтверждающих документов. Это нередко случается, когда сотрудники сдают авансовый отчет на представительские расходы, связанные со множеством трат на организацию деловых встреч, ужинов и т.д. Мы рекомендуем сразу требовать от сотрудника полный комплект подтверждающих документов и вносить в отчет только те суммы, которые в них указаны.
Если в вашей компании расходы на командировки, хозяйственные, представительские нужды случаются постоянно, бухгалтерии приходится практически ежедневно сталкиваться с заполнением авансовой отчетности. Это отвлекает специалистов от бизнес-процессов и тормозит развитие предприятия. Передайте эту сферу на аутсорсинг — компании Unistaff. Мы безупречно выполним весь комплекс рутинных задач по бухучету и налоговому учету.