При ведении бизнеса все предприниматели и компании сталкиваются с накоплением документации. Если у вас возникает желание избавиться от части бумаг, которые кажутся вам ненужными, то торопиться с этим не стоит. Законодатели предусматривают конкретные сроки хранения документов в организации и при сдаче их в архив.
Если нарушить сроки и правила хранения, ответственного за бумаги может ждать административная ответственность и штрафы от налоговой. В статье мы расскажем об основных правилах хранения документации.
Какие документы нужно хранить
Все деловые бумаги, касающиеся бизнес-сделок с партнерами, предприятие должно хранить даже после завершения дел. Это правило относится к договорам, накладным, актам выполненных работ. Они пригодятся в случае налоговой проверки, банковского запроса, возможных судебных разбирательств. Таким образом, документы налогового и бухгалтерского учета подлежат обязательному хранению.
Это же касается и кадровых бумаг — учетных карточек, личных дел сотрудников, трудовых договоров и книжек. Они могут потребоваться налоговой или Социальному фонду, к примеру, при необходимости подтверждения стажа сотрудника.
Сроки хранения кадровых документов
К каждому типу деловых бумаг законодатели предъявляют отдельные требования. Детально ознакомиться с ними можно в Приказе Росархива N 236. Сроки значительно отличаются — одни бумаги подлежат хранению в течение 1, 3, 5, 6, 10 лет, другие же должны быть доступны в течение 15, 45, 50 лет.
Существует также ряд документов, имеющий бессрочный статус. Сначала предприятие хранит их в течение 10-летнего срока у себя, после чего обязано сдать в архив.
Сроки хранения деловых бумаг по налоговому и бухгалтерскому учету:
- подтверждения о постановке/снятии с учета — 1 год;
- кассовые, первичные бумаги (чеки, акты, накладные и т.д.), декларации налогов, счета-фактуры, учетные книги доходов/расходов — 5 лет;
- подтверждения об уплате страховых взносов — 5 лет;
- устав предприятия, протоколы заседаний, проведенных учредителями, подтверждение о том, что компания ликвидирована — бессрочно.
Что касается хранения кадровых документов, то здесь временные рамки разнообразнее:
- нормы распорядка труда — 1 год;
- отпускные графики — 3 года;
- табельная документация, отчетность по авансам — 5 лет;
- подтверждения о наличии несчастных случаев — 45 лет;
- личные дела, карточки, табели, учетные бумаги, касающиеся труда в опасных условиях — 50 лет;
- штатные расписания — бессрочно.
Важно!
Если документация закончила действовать до 2003 г., то законодатели требуют хранить ее 75 лет вместо 50.
С какой даты отсчитывать срок?
Отсчет начинают с 1 января года, следующего за тем, когда действие документа завершилось. Например, трудовые договора действовали до 01.09.2023, а затем их действие было прекращено — сотрудники уволились. Следовательно, срок хранения кадровых документов начнется в 2024 году с 01.01.
Есть более сложные случаи, связанные, к примеру, с переносом убытков компании. Этот процесс может длиться несколько лет — все это время первичная документация, подтверждающая доходы/расходы, должна присутствовать в архиве предприятия. Однако это еще не считается хранением, так как бумаги — действующие. Хранение начнется с января года, который следует за тем, в который компания перенесла все убытки полностью.
Правила хранения документов в организации
Законодатели не указывают, в каких именно условиях должны храниться деловые бумаги. Важно, чтобы они были в сохранности и к ним был доступ в случае затребования. Для данных целей чаще всего используют шкафы, а для наиболее ценных бумаг — сейфы.
Если хранить документацию, по закону, нужно более 10 лет, то по истечении этого срока предприятие передает ее в архив. Для этого необходимо:
- систематизировать документы по хронологии;
- пронумеровать и прошить;
- составить подробную опись, представив в ней список бумаг с указанием названий, числа страниц (опись не имеет установленной законодателями формы);
- составить лист-заверитель дела, в котором будет указана информация об общем числе документов, страниц, их состояние (если есть испорченные, это также нужно указать).
Архивом считается специально оборудованное помещение, имеющее сигнализацию, систему пожаротушения, двери в нем должны быть устойчивы к взлому. Обычно предприятия для этих целей сотрудничают с компаниями, организующими хранение.
Как быть с цифровым форматом
Для многих предприятий электронный документооборот стал нормой. И для него применяются отдельные правила архивного хранения документов в организации. Так, все они должны иметь цифровую подпись. Делать распечатки нужно лишь в том случае, когда об этом попросит ФНС.
А вот оцифровать бумажные варианты и отказаться от хранения оригиналов не получится. То есть если документация изначально велась в бумажной форме, хранить нужно именно ее. Копии можно сделать лишь для удобства поиска того или иного документа, пересылки его контрагенту.
- Мест, где будет сохраняться информация, должно быть как минимум два: например, облачное хранилище и флеш-накопитель.
- Чтение, копирование цифровых документов предприятия должно быть доступно для контролирующих органов.
- Сроки хранения в организации кадровых документов, налоговой и бухгалтерской документации в данном случае такие же, как и при хранении бумажных аналогов.
- Вся информация должна быть скрыта для посторонних лиц и защищена от цифрового взлома.
- Раз в пять лет проверяют целостность и доступность информации, при необходимости обновляют ПО.
Что предпринять, когда срок истек
Создайте на предприятии комиссию из ответственных лиц, которые проведут отбор бумаг с истекшим сроком хранения, уничтожение кадровых документов и других возможно только после составления соответствующего протокола. Отдельно создайте акт, где укажите список документации, способ утилизации. Выбрасывать их нельзя, так как информация, содержащаяся в них, может попасть в руки третьих лиц. Лучше воспользоваться шредером или сжечь.
Возможны ли ошибки?
Предприятие может нарушить сроки хранения документации (избавиться от бумаг раньше положенного срока) или условия, из-за чего нарушается конфиденциальность информации. Между тем непредоставление документов по требованию контролирующих органов или ошибки при хранении караются штрафами до 50 тыс. руб. Особенно часто такие ситуации случаются на крупных предприятиях с большим объемом документации.
Четко и грамотно организованный документооборот — залог отсутствия ошибок и штрафных санкций. Многие предприятия передают эту сферу деятельности на аутсорс. Эксперты Unistaff помогут вам упорядочить документацию в бумажном и электронном виде, привести ее в надлежащий вид, сдать в архив, при необходимости — утилизировать.