На любом предприятии могут возникнуть расходы, связанные с командировками сотрудников, покупкой канцелярии, хозтоваров, мебели, оргтехники, оплатой услуг интернета, ЖКХ и других. Компания может оформлять оплату на эти цели с помощью выдачи подотчетных сумм сотрудникам. В свою очередь, сотрудники обязаны потратить выданные средства сообразно целям и отчитаться о тратах.
В этой статье вы узнаете, как происходит выдача денег в подотчет в 2024 году.
Определение
Подотчетными суммами считаются денежные средства, которые бухгалтерия предприятия выдает сотрудникам исключительно для служебных расходов. Соответственно, подотчетными лицами выступают любые работники компании, которым были выданы такие денежные средства. В том числе иностранцы, работающие на предприятии. Главный критерий — действующий трудовой договор. Выдачу денег в подотчет производят также по гражданско-правовым договорам, поэтому в подотчет возможно выдать и договорнику.
С чего начать
Перечисление подотчета оформляют должным образом. Начинают процедуру с создания приказа руководства либо заявления работника. Законодатели не предъявляют четких требований к форме этих документов. Однако в них есть обязательные пункты:
- ФИО подотчетного лица;
- дата составления;
- выдаваемая сумма (ограничений законодателем не предусмотрено);
- дата, когда сумма была выдана.
Один приказ можно оформить для нескольких сумм и подотчетных лиц — никаких запретов законодатели не устанавливают. Руководитель может оформить выплату в подотчет на самого себя и сам же расписаться в расходном кассовом ордере как директор и получатель.
Когда сотрудник выполняет покупку от лица предприятия, руководство выдает ему доверенность (возможно применение формы М-2 или М-2а) на право представления интересов компании. Сотрудник сможет получить и подписать акт о приемке работ/предоставлении услуг от лица предприятия.
Когда средства выдаются, чтобы покрыть командировочные расходы, руководство оформляет приказ на командировку и другую документацию, по внутреннему регламенту.
Как выдаются деньги подотчет
Предприятия выдают средства двумя способами:
- через кассу компании;
- переводом на банковскую карту сотрудника.
Когда сотрудник получает их в кассе, кассир обязан оформить в одном экземпляре расходно-кассовый ордер КО-2. Получателем должно выступать подотчетное лицо. Подписать ордер обязаны как главный бухгалтер, так и руководитель компании. В документе следует указать цель — «выдача средств в подотчет». Наличные для этого снимают со счета предприятия или берут из выручки.
Чтобы перечислить деньги на корпоративную или личную банковскую карту работника, от него требуется заявление с реквизитами счета. Однако важно, чтобы возможность такого перечисления была прописана в учетной политике. В ней следует указать все возможные способы оформления подотчета с выдачей средств.
Как оформить бухгалтерскую документацию
Бухгалтер отражает в бухгалтерском учете хозяйственную операцию по выдаче денежных средств в подотчет сотруднику.
Учет расчетов с подотчетными лицами включает авансовый отчет. В него вносят все расходы вместе с экономическим обоснованием в виде подтверждающих документов (чеки, товарные накладные, счета-фактуры, транспортные билеты и т.д.) Кстати при их получении следует убедиться, что они корректно заполнены и при сдаче отчетности у компании не возникнет проблем.
Для подтверждения факта приобретения товаров следует подтвердить операцию приходным ордером М-4.
Отчетность работника
Законодатели не устанавливают четкого периода, за который сотрудник обязуется отчитаться о потраченных деньгах. Исключение составляют лишь расходы на командировки — по ним отчет составляют в течение 3 дней. Оптимально при получении денег в кассе придерживаться именно этого срока. При безналичном получении период отчетности может быть увеличен.
Составляется авансовый отчет по форме АО-1 (у предприятия может быть собственный бланк), к нему прилагаются все документы, касающиеся этих средств.
Частные случаи
Возврат подотчета
Сотрудник может потратить не все выданные деньги. Их возвращают в кассу предприятия. Делают это также одним из способов:
- через кассу — оформив приходно-кассовый ордер;
- банковским переводом — с указанием «возврат подотчетных средств»;/li>
- удержанием из зарплаты сотрудника — на основании приказа руководителя./li>
Возмещение подотчета
Точно так же может быть потрачена сумма, превышающая выданную. То есть работник потратил на служебные нужды собственные средства. В этом случае предприятие возмещает ему расходы.
Важно! Годовая проверка
В конце года оптимально проверить все расчеты с подотчетными лицами, проведя инвентаризацию документов. Если же предприятие реорганизуется, то закон предусматривает обязательность такой проверки.
Когда возникают налоговые обязательства
В редких случаях сотрудник может не потратить выделенные средства, но и не вернуть их компании. При этом он может достичь с руководством договоренности, что эти деньги будут засчитаны как зарплатная выплата. Как и при выплате любой зарплаты, в таком случае возникает обязанность перед ФНС в виде начисления НДФЛ и страховых взносов.
Как не ошибиться
Оформление подотчета — это важная часть работы бухгалтерии, и любые ошибки могут быть расценены контролирующими органами как попытка необоснованного расхода средств или ухода от уплаты налогов. Особенно велик риск ошибок на крупных предприятиях.
Работа с подотчетной документацией может отнимать много времени у работников предприятий. Современное и популярное решение — передача рутинных операций на аутсорс. Так, специалисты аутсорсинговой компании Unistaff готовы взять на себя задачи, связанные бухгалтерским и налоговым учетом, расчетом зарплат. Кроме того, наши сотрудники используют на практике самые актуальные знания.