Вся хозяйственная деятельность предприятия должна быть подтверждена документально. При проведении проверки деловых, финансовых фактов первое, что предъявляет компания — это первичные документы. Законодатели наделяют их обязательным характером, а их отсутствие карается штрафными санкциями. Хранение их также обязательно в течение 5 лет.
Определение
Первичный учетный документ — это документация, фиксирующая факты хозяйственной деятельности и используемая для того, чтобы проверить деятельность предприятия, провести аудит. Для ФНС они важны при определении налоговой базы, для подтверждения расходов, понесенных компанией. Первичные документы бухгалтерского учета становятся доказательством финансовых операций, а также подтверждают владение предприятием определенными активами.
Составляют их в момент, когда проводится какая-либо хозяйственная операция, либо сразу после ее окончания. Они свидетельствуют о том, что сделка, операция, транзакция совершены. Список первичных документов для конкретных сделок может различаться, однако существует обязательный перечень, о котором мы расскажем ниже. В особенности следует внимательно подходить к оформлению «первички» в случаях, когда компания выступает покупателем и фиксирует свои расходы.
Виды первичных бухгалтерских документов
- Внешние. Их компания передает или получает от третьих лиц — физических, юридических: счета, чеки, акты выполненных работ или приема-передачи и другие.
- Внутренние. Выпускаются для использования в рамках предприятия для внутрихозяйственной деятельности: накладные, табеля, акты, ведомости, приказы и другие.
Оформление договора
Даже самую мелкую сделку, по которой не проводится выдача кассового чека, нужно подтвердить договором со второй стороной. В нем детально описывают операцию, обязательства сторон, сроки, форму оплаты, сумму. Бывает, что компания работает с контрагентом длительное время, а сделки типовые и однообразные. Тогда законодатели разрешают объединить каждый вид операций в отдельный договор.
Важно!
Договора не признаны первичными бухгалтерскими документами. Тем не менее их наличие при оформлении сделки без выдачи чека обязательно. И выполнение договора в дальнейшем требует оформления «первички».
Примеры первичных документов
Счета
В этой документации поставщик декларирует стоимость своих товаров/услуг, а также указывает общие условия сделки. Подписывать ее и ставить печать не обязательно. Покупатель соглашается со счетом и оплачивает указанную в нем сумму.
Платежная документация
Чтобы подтвердить, что товар/услуга оплачены физическим лицом, компания выдает товарный чек. Если товар отпущен юрлицу, выдается товарная накладная, чтобы компания-покупатель далее могла оприходовать товар. Для этих же целей используются бланки строгой отчетности.
Акты выполненных работ
Когда нужно подтвердить факт предоставления услуги, составляют двусторонний акт. В нем фиксируют наименования сторон, срок работ, выплаченную сумму. Эти документы первичного учета — аналог накладной, но оформляются при получении услуг, а не товаров.
Платежное поручение
Это пример внутренней документации — она служит для доказательства выдачи работнику денег под отчет. Эти средства могут быть потрачены на нужды внутреннего хозяйства предприятия.
Транспортная накладная
Оформляется, чтобы подтвердить факт того, что товар был отправлен железнодорожным, автомобильным или другим транспортом. В документ включены три стороны: отправляющая, перевозящая и получающая груз.
Формы первичных документов
Большинство видов документации не имеют законодательно утвержденной формы и разрабатываются компаниями самостоятельно. Например, формы счета у разных предприятий могут отличаться. Важен не внешний вид, а содержание — оно достаточно строго регламентировано и требует указания определенных данных.
Так, требования к первичным документам подразумевают обязательное включение в них даты, названия предприятия, факта сделки, ответственных за нее и их подписей, денежной суммы. Свою подпись может поставить руководитель компании, главбух, кассир, ответственный сотрудник. Возможно передать это право доверенному лицу с предварительным оформлением документального подтверждения передачи.
Важно!
Первичные документы по операциям могут оформляться, приниматься и в электронном виде. Однако подписать ее может только лицо с усиленной квалифицированной электронной подписью.
Учет и хранение
Внесение в документооборот первичных документов должно состояться именно в тот период, когда имел место факт хозяйственной деятельности. Задержки в поступлении накладных, чеков и другой «первички» — это частая практика на предприятиях. Однако даже если документация поступила в следующий отчетный период, а факт деятельности относится к предыдущему, следует учитывать ее именно по факту. Если «забыть» об этом и перенести учет на следующий период, это будет нарушением.
Еще одна распространенная практика — использование сканов, копий. Бухгалтер может принять их, но только с обязательным условием, что они будут заменены оригиналами. Первичные учетные документы должны присутствовать на предприятии только в оригинальном виде.
Как мы отметили в начале, хранить «первичку» требуется не менее 5 лет. Однако практика показывает, что не следует спешить с ее уничтожением по истечении срока. Ее все равно могут проверить контролирующие органы. Она может быть использована для аудита компании. И только после окончания проверки все виды первичных документов с истекшим сроком можно ликвидировать.
Штрафы
Отсутствие «первички» расценивается законодателями в качество грубого нарушения и может быть принято как повод для уклонения от уплаты налогов за счет заниженной налоговой базы. За каждое нарушение в течение одного периода компания может заплатить 10 тыс. руб. Если же факты выявлены в двух и более периодах — 30 тыс. руб. Когда налоговая база признана заниженной, предприятию придется перечислить в ФНС неуплаченный налог плюс пени и штраф.
Чтобы оформление первичных документов на вашем предприятии проходило гладко и без ошибок, доверьте этот рутинный процесс экспертам аутсорсинговой компании Unistaff. В нашем штате специалисты с более чем 10-летним опытом бухучета. Высокая квалификация, опыт и особые методы работы позволяют нам минимизировать риски нарушений и санкций для вашей компании.