Существует несколько довольно распространенных ситуаций в расчетах компаний с сотрудниками, при которых может образоваться переплата зарплаты работнику. Любое предприятие имеет право и возможность вернуть средства, потраченные сверх положенных. В статье рассмотрим примеры из практики и дадим общие рекомендации по тому, как должен действовать работодатель в случае обнаружения переплаты.
Когда образуется переплата зарплаты сотруднику
Ошибки при расчете
Бухгалтерия может ошибочно:
- дважды начислить работнику одну сумму;
- указать неправильные данные в программе (например, больше отработанных часов);
- провести начисление премии другому сотруднику;
- некорректно указать стаж при расчете больничного;
- перечислить уволенному человеку зарплату за следующий месяц.
Также ошибка в начислении зарплаты может быть связана со сбоем в работе программы, которой пользуется бухгалтер.
Удержание за провинность
При нарушении сотрудником норм труда или безопасности, а также при изготовлении им некачественной продукции, компания может понести экономический ущерб. В таком случае руководство имеет право возместить ущерб за счет оплаты труда виновного. Если сотруднику уже была выплачена зарплата, а его вина и ущерб доказаны — образуется переплата з/п.
Возмещение командировочных
Переплата образуется, если компания перечислила сотруднику предоплату за командировку, но он не истратил ее полностью. Например, работнику заплатили за 10 командировочных дней, а фактически он пробыл в командировке только 7 дней.
Неотработанный аванс
Компания сделала авансовое перечисление, которое сотрудник не отработал.
Возврат отпускных
Компания начислила отпускные увольняющемуся работнику, однако они не были отработаны.
Важно!
Удержание переплаты из зарплаты сотрудника компания должна провести в течение месяца после обнаружения ошибочного факта. Если просрочить решение, то удержать деньги станет значительно сложнее.
Переплатили зарплату сотруднику — что делать
Шаг 1
Руководитель создает приказ, где указана общая сумма, которую требуется удержать с сотрудника. Однако компания не может удерживать ежемесячно больше 20 процентов от суммы самой з/п.
Шаг 2
Ознакомьте сотрудника с этим документом и получите расписку об ознакомлении.
Шаг 3
Каждый раз, когда сотруднику будет выплачиваться заработная плата, выдавайте ему расчетный лист, где указаны основания и размер удержания.
Переплата зарплаты по вине бухгалтера
Что делать, если бухгалтер переплатил зарплату, признав вину? Если предприятию нанесен экономический ущерб, руководство может привлечь такого специалиста к ответственности и возместить ущерб за его счет.
Ошибки в работе бухгалтерии случаются нередко. Виновному специалисту нужно с помощью докладной записки известить об этом начальство. Затем сотруднику будет предложено оформить добровольный возврат, при котором образовавшуюся переплату зачастую засчитывают в счет з/п за последующие месяцы. Чтобы документально оформить такой расчет, сотрудник должен написать специальное заявление.
Что делать, если переплатили зарплату уже уволившемуся работнику
Как оформить переплату по зарплате в этом случае? Для этого на предприятии создают уведомление, в котором компания предлагает бывшему сотруднику осуществить добровольный возврат. Если компания получает отказ, дело может быть передано в суд. Основанием для судебного разбирательства становится незаконное обогащение физическим лицом, а доказательством — ошибка бухгалтерии в расчетах.
Как отразить переплату зарплаты сотруднику в уплате налогов
Начисление большей з/п влечет за собой и больший расчет НДФЛ. Когда возврат денег удается осуществить, соответственно, уменьшается и налоговая сумма.
Когда отчет уже сдан в Налоговую, внесите коррективы в 6-НДФЛ, указав фактический размер зарплаты и налогов после того, как удалось вернуть переплаченную зарплату. Аналогично нужно скорректировать размер страховых взносов.
Как удержать переплату по зарплате у недобросовестного работника
Бывают ситуации, когда человеку выплатили з/п, а предприятие из-за нарушения им трудовых норм или простоя понесло экономический убыток. Решение о взыскании выносит комиссия, рассматривающая трудовые споры. Основанием выступает невыполнение работником норм труда, которое должно быть подтверждено документально. Такие случаи обычно рассматриваются судом, который принимает окончательное решение о том, можно ли удержать переплату по зарплате.
Как избежать проблем
Ошибки при расчете и начислении зарплаты возникают довольно часто. Как правило, они происходят из-за того из-за большой нагрузки на бухгалтерии или недостаточной компетенции сотрудников. Их исправление и решение вопросов о том, как списать переплату по зарплате, может отнять немало времени у бухгалтера и руководства компании.
Выход — доверить ведение бухгалтерского учета аутсорсинговой компании. При обращении в Unistaff c вами будет работать коллектив опытных специалистов, риск ошибки которых снижается до минимума.
Для получения более подробной консультации — заполните форму на нашем сайте или свяжитесь с нами по телефону.