По определению законодателей (72.1 ТК), переводом считается ситуация, когда меняется трудовая функция сотрудника или он переходит в другое структурное подразделение той же компании, в том числе в другой местности на том же предприятии. Перевести сотрудника можно временно или постоянно — для той и другой процедуры определены условия. Оформление кадровых переводов требует определенного комплекта документации, о котором мы расскажем ниже.
Виды
Смена трудовой функции
По ст. 57 ТК, трудовая функция — это выполнение конкретного вида работы по определенной специальности, профессии. При смене трудовой функции работника его новая должность должна соответствовать штатному расписанию предприятия. Характерный пример — перевод сотрудника на другую должность: старший экономист становится начальником бухгалтерского отдела.
Смена подразделения
Подразделением может быть филиал, цех, отдел, служба, представительство предприятия. В случае их смены перевести сотрудника можно без его согласия, о чем говорит ст. 72.1 ТК. При этом не должны меняться условия трудового договора. Например, бухгалтера переводят из главного офиса в структурное подразделение в том же населенном пункте на аналогичную должность с теми же трудовыми обязанностями.
Переезд
Предполагается, что в этом случае компания/отделение целиком перемещается в другой населенный пункт, район. Факт обязательно фиксируют в трудовом договоре, поэтому такой перевод сотрудника внутри организации требует документальных изменений с фиксацией обновленного расположения рабочего места. К примеру, отделение компании, работавшее в Подольске Московской области, переезжает со всеми сотрудниками в Орехово-Зуево той же области.
Переводим работника на постоянную работу
Такое изменение носит бессрочный характер. Если до этого сотрудник работал по срочному трудовому договору (с указанием конкретного срока), то теперь можно заключить бессрочный договор (в обратном порядке нельзя, по ст. 59 ТК). Можно заключить допсоглашение к договору, основанием для него будет письменное заявление работника.
ВАЖНО: Если весь филиал компании полностью переезжает из одного города в другой, а сотрудник не желает следовать за предприятием, руководство имеет право уволить его по ст. 77 ТК, выплатив выходное пособие.
Оформляем временный перевод сотрудника
Законодатели в ст. 72.2 ТК определяют, что сотрудника можно перевести на другую должность со сроком работы на ней до одного года.
Есть ситуации, когда в компании работник временно отсутствует. Тогда на его место можно осуществить оформление временного перевода на эту должность другого сотрудника. В таком случае срок его работы будет зависеть от того, когда выйдет временно отсутствующий работник. Это обязательно указывают при оформлении.
Еще одна распространенная ситуация: сотрудник временно отработал на новом месте положенный срок, однако на прежнее место его не перевели. Тогда временный перевод сотрудника на другую должность автоматически становится постоянным.
ВАЖНО: При технической/стихийной катастрофе, аварии можно не требовать, чтобы сотрудник письменно согласился перевестись. В этом случае срок, в течение которого можно работать на другом месте, законодатели ограничили одним месяцем. Такой же срок установлен для перевода работника на другую должность в ситуации простоя.
Перевод необходим по медицинским показаниям
Нередки ситуации, когда сотрудник прошел медкомиссию и получил заключение, по которому ему не рекомендуется продолжать трудиться на прежнем рабочем месте, так как это несет угрозу его здоровью. По ст. 73 ТК, руководство с его письменного согласия может предоставить другую должность, которая не связана с указанным риском.
Если у сотрудника есть медицинское заключение с указанием, что он временно не может выполнять работу по должности, возможно оформление перевода на другую работу сроком до 4 мес. При этом законодатели указывают, что если работник отказывается перевестись, его отстраняют от работы на весь срок, который указан в медзаключении. Место за сотрудником сохраняется, зарплата — нет (кроме отдельных случаев).
Врачи в медзаключении зачастую предписывают сменить вид работы на срок от 4 мес. или вообще постоянно. У работника может не возникнуть желания перевестись или в компании может отсутствовать альтернативное место для него. Тогда законодатели позволяют расторгать трудовой договор по ст. 77 ТК.
Порядок оформления перевода работника
Шаг 1
Письменно уведомите сотрудника о том, что ему надлежит перевестись. Документ не имеет четких требований к форме. Но однозначно требуется ознакомить с ним сотрудника и удостовериться, что он подписал его (если согласен).
Шаг 2
Если сотрудник принял положительное решение, от него потребуется письменное согласие. Возможны ситуации, когда оформление перевода на другое рабочее место — это инициатива самого работника. Тогда от него нужно принять соответствующее заявление.
Шаг 3
Оформите допсоглашение, основанием для которого будет согласие или заявление работника (см. Шаг 2). В нем должны быть отредактированы соответствующие пункты трудового договора. Если срок выполнения работником задач на новом месте не превышает 1 мес., этот документ не нужен.
Шаг 4
Подготовьте приказ о переводе сотрудника. Он будет основанием для начисления з/п. Указывают старое и новое место работы, особенности оплаты труда. Документ должен содержать и причину, по которой переводят сотрудника.
Шаг 5
Если планируется, что работа будет носить постоянный характер, не забудьте отчитаться в Социальный фонд. Выполнить это требование нужно до 25-го числа месяца, следующего за приказом. Потребуется также оформление перевода в трудовой книжке, если она у сотрудника бумажная.
Переведен или перемещен
Следует отделять кадровый перевод сотрудника от понятия «перемещение», которое присутствует в ТК. Когда условия трудовой деятельности изменяются, сотрудника переводят. При этом изменение условий должно быть зафиксировано документально, а работник обязательно должен дать свое согласие в письменном виде. Если же условия труда и местность не меняются, сотрудника считают перемещенным, письменное согласие не требуется. Например, его рабочее место просто переместили в аналогичный кабинет в здании по соседству.
Законодатели не считают также переводом ситуации, когда специалисту поручают работать на аналогичном оборудовании, механизме, агрегате. Если условия труда при этом не меняются, оформление перевода сотрудника не требуется.
Чтобы провести процедуру правильно и без ошибок, доверьте эту сферу деятельности аутсорсинговой компании Unistaff. Наши эксперты подходят к делу с крайней внимательностью и профессионализмом.