В ряде случаев компания предоставляет сотрудникам возможность работать удаленно. При этом работник может задействовать собственное техническое оборудование (например, компьютер). Возможен также вариант с его арендой работником. Кроме того, для работы нередко приходится приобретать специальный софт, оплачивать услуги связи, облачных и других сервисов. При работе из дома могут возрастать и затраты на электроэнергию. За использование оборудования и связанных с этим расходов при дистанционной работе сотруднику положена компенсация.
Рассказываем о том, как рассчитывается и оплачивается компенсация удаленным сотрудникам.
Внимательно оформляйте документацию
Общий компенсационный порядок обычно прописывают в коллективном договоре. А вот дистанционная работа конкретного сотрудника оформляется специальным приказом руководства компании. По ст.312.6 ТК предприятие обязуется обеспечить сотрудника всеми техническими средствами, которые ему нужны для осуществления трудовой деятельности. Однако закон не запрещает в этих же целях использовать технические средства самого сотрудника. Если принято такое решение, оно должно быть прописано в договоре или в дополнительном соглашении к нему.
Компенсация удаленному сотруднику за оборудование может быть выплачена только при указании его в договоре. Для документа подготавливают и утверждают список используемого оборудования. В него может быть включена компьютерная, офисная техника (принтер, сканер и т. д.), расходные материалы для нее (картриджи), канцтовары, программное обеспечение. Помимо этого в документе стоит указать и возможность компенсировать расходы, которые могут случиться из-за ремонта техники.
Если же компания предоставила работнику оборудование и ПО для домашней работы, потребуется возмещение расходов на интернет, связь, электричество. Все эти расходы должны быть перечислены в договоре.
Важно!
При покупке ПО сотруднику нужно обязательно сохранять чеки, квитанции, распечатки из личных кабинетов того или иного онлайн-сервиса. Они будут подтверждением факта покупки услуг. При аренде оборудования компенсация удаленному сотруднику будет осуществляться на основании соответственного договора. В целом любой факт расходов должен подтверждаться документально. В противном случае при любой проверке к предприятию могут возникнуть вопросы со стороны контролирующих органов.
Размер компенсационных выплат
В каком порядке и в какие сроки проводится компенсация расходов дистанционному работнику, определяет коллективный договор.
В ТК нет определенного алгоритма, как рассчитывать компенсационные суммы за амортизацию оборудования, электричество, связь. Предприятие определяет его самостоятельно и прописывает в трудовом договоре или другом нормативном документе. Компенсационная выплата на ремонт техники будет равняться фактическим затратам на эту процедуру.
Виды расходов
Фиксированные
С 1 января 2024 года изменился лимит компенсации за использование личного имущества и сопутствующие расходы для удаленных сотрудников. Чтобы выплата не облагалась НДФЛ, ее размер не должен превышать 35 руб./день, причем работнику не нужно подтверждать свои расходы. Компенсация на эту же сумму не облагается страховыми взносами.
Таким образом, руководство компании может установить фиксированную компенсационную сумму в 35 руб./день и не требовать никаких чеков и квитанций, так как с этой суммы предприятие не уплачивает налоги. Она учитывается в прочих расходах предприятия.
Подтвержденные
Законодатели предусмотрели и второй вариант компенсации при удаленной работе в 2024 году (он существовал и ранее). Это возмещение за фактически потраченные средства. Для этого сотруднику нужно собирать чеки и другие подтверждающие документы. В этом случае компенсационные выплаты также записывают в прочие расходы.
В этом варианте есть и минус для работника — будет сложно подтвердить расходы на электричество, интернет, связь, амортизацию компьютерного оборудования и офисной техники. Обычно компания и сотрудник договариваются об оплате, высчитывая средний расход или амортизацию за месяц.
Налогообложение
Выплаты фиксированных сумм (в пределах 35 руб./день) и покрытие всех расходов сотрудника, подтвержденных документально, налогами не облагаются. Однако для этого нужно подтвердить, что оборудование принадлежит работнику. Подтверждением могут служить товарные чеки, счета, договоры аренды.
Чтобы подтвердить расходы на связь, интернет, электричество, следует предоставить квитанции. Однако закон никак не регламентирует, что в общей сумме счета за электричество считать рабочими затратами. На практике, компании и сотрудники самостоятельно договариваются, какой процент суммы в счете за свет оплачивает работодатель. Разумеется, этот момент также должен быть прописан в договоре.
Как не допустить ошибки
Как мы отметили выше, ситуация с налогообложением компенсации дистанционному работнику за использование собственного оборудования достаточно неоднозначная.
Чтобы не допустить ошибок, обратитесь к экспертам аутсорсинговой компании Unistaff. Мы внимательно следим за всеми изменениями в законодательстве и обладаем подтвержденным опытом в сфере бухгалтерского учета.