К бланкам строгой отчетности (БСО) относится несколько видов документов, которые могут быть изготовлены разными способами. Самые распространенные:
- бланки трудовых книжек и вкладышей к ним;
- бланки удостоверений, дипломов;
- подарочные сертификаты и карты;
- чековые книжки;
- путевки ФСС;
- типографские БСО, ранее применявшиеся для расчетов за товары, работы, услуги без применения ККТ.
Отдельная категория – документ, который используют организации и предприниматели вместо кассовых чеков.
БСО — первичный учетный документ, приравненный к кассовому чеку. Он формируется в цифровом виде, затем может быть выведен на печать с применением автоматизированной системы. Все это производится в момент расчета за оказанные услуги. Бланк содержит данные о расчете. Использование БСО регламентирует Федеральный Закон №54.
Когда применяют
Выдача БСО допустима при предоставлении услуги пассажироперевозки по ж/д, автобусом, авиатранспортом, в такси. Также используется при расчете за услуги ветеринара, экскурсовода, за ремонт обуви или бытовой техники и в других случаях.
Бланки строгой отчетности в 2024 году выдают в электронном виде с помощью специальной ККТ и имеют то же значение и вес, что и чеки. Клиент, получивший услугу получает бланк через электронную почту, мессенджер, приложение или другими способами связи. Если это невозможно, нужно обязательно выдать клиенту распечатанный бланк на месте совершения покупки услуги.
Раньше активно применялись отпечатанные в типографии бланки строгой отчетности, в 2024 г. их используют лишь в редких случаях те организации, которым разрешено при расчетах не пользоваться ККТ. Ознакомиться со списком этих исключений можно в 54-ФЗ (п. 2 ст. 2).
Что должно быть в форме
Бланк строгой отчетности — это документ, в котором указывают время/дату расчета, имя, наименование и ИНН пользователя, систему налогообложения, название товара/услуги, форму расчета, регистрационный номер ККТ и другую информацию. Обращаем внимание, что законодатели требуют, чтобы в документации присутствовали все реквизиты, определенные 54-ФЗ. Законодатели не запрещают шифровать реквизиты с помощью QR-кода, который можно также присылать покупателю. Разрешено также разрабатывать собственные формы, но все обязательные сведения, утвержденные законом, должны в них присутствовать.
Чем отличается от чека
Чек подходит для фиксации всех видов расчетов. А тогда что такое бланк строгой отчетности? Его используют, чтобы фиксировать факт расчета только с физическими лицами. Применять бланк обязаны все, кто использует онлайн-кассу. Можно выбрать ККТ, который печатает универсальные чеки, или только БСО.
Какими бывают документы
В целом виды бланков строгой отчетности можно разделить на фискальные и нефискальные. Фискальные выдаются с помощью ККТ, о чем мы рассказывали выше. Если БСО выдан в электронном виде и данные о факте расчета ушли в налоговую, такой документ носит фискальный характер.
А как быть с нефискальными бланками строгой отчетности, что к ним относится? Это различные проездные документы, документы об оплате парковки, гостиничного номера, экскурсии, посещения театра, музея и т.д.
Сами по себе они являются лишь основанием для расчета с покупателем, но не фиксируют сам его факт. Поэтому к таким документам законодатели требуют обязательно добавлять чек. Организация может напечатать и выдать покупателю стандартный билет, но в нем должна присутствовать ссылка на чек, например, в виде QR-кода.
Учет бланков строгой отчетности
Электронных
Если ранее бумажные версии нужно было обязательно хранить и фиксировать в специальном журнале за порядковыми номерами, то теперь это требование законодатели отменили. Это связано с переходом на электронные учетные системы. Так как сейчас выдача проводится с помощью ККТ, то хранение бланков строгой отчетности допускается на накопителе ККТ. Обязательна также отправка данных в налоговую через оператора фискальных данных. Законодатели не предъявляют требования к распечатке БСО. Хранить накопитель ККТ нужно 5 лет с того момента, когда его перестали использовать.
Бумажных
При наличии бумажных версий по-прежнему действуют требования вести учет в специально заведенной книге. Типовая ее форма не разработана — ее разрабатывает каждое предприятие отдельно. Хранят бумажную документацию в сейфе или специально отведенном месте. Списание и уничтожение бланков строгой отчетности проводится на основе акта, составленного ответственным лицом на предприятии. Уничтожают их по правилам, относящимся к первичной документации.
Итак, внедрение электронного документооборота упростило работу предприятий, организаций, ИП с этими бланками. Однако это не отменило риск совершения ошибок, например, при разработке формы с реквизитами, отчетностью в ФНС.
Оптимально доверить весь учета опытным специалистам, которые нивелируют риск ошибок. Обратитесь в компанию Unistaff — мы позаботимся о том, чтобы учет документации на вашем предприятии был организован профессионально.