В статье советы, как кадровому специалисту выполнить задачи, которые его просит сделать юридический отдел или руководитель. И дело не в том, что коллеги хотят переложить работу на вас. Составить документы для суда с конфликтным работником без участия кадрового специалиста практически невозможно.
Обращайтесь к нотариусу, чтобы заверить документы
Чаще всего к нотариусу вам придется обращаться, чтобы заверить копии документов. Деятельность нотариусов регулируют «Основы законодательства РФ о нотариате», утв. Верховным судом 11.02.1993 № 4462-1, далее — Основы законодательства о нотариате.
Вам заверенные документы могут понадобиться для суда или чтобы оформить разрешение на работу для иностранца со статусом ВКС. До того как понесете нотариусу документы, чтобы он их заверил, подготовьте их. В первую очередь проверьте их состояние. Если оригиналы документов на бумаге, на них не должно быть подчисток или приписок, слова зачеркивать в документах тоже нельзя. Еще одно требование: текст на документе не может быть написан карандашом или ручкой, которую можно стереть, ст. 45.1 Основ законодательства о нотариате.
Текст оригинала документа должен быть таким, чтобы его легко можно было прочесть. Прошивать документы теперь не обязательно. Если документ состоит из нескольких листов, то его достаточно будет скрепить. Главное, соедините листы тем способом, который исключает сомнения в его целостности, ст. 45 Основ законодательства о нотариате.
________________________________________
Копии с документов перед тем, как идти к нотариусу, можете сделать сами и не платить за это дополнительно
________________________________________
Если в документе есть недостатки, которые не исправить, на всякий случай сообщите об этом юристу компании. Некоторые недостатки несущественны для целей, для которых вы представляете документ, и нотариус вправе принять его и заверить. Понять, ваш ли это случай, пусть поможет юрист. После того, как проверите оригиналы документов, сделайте с них копии, чтобы нотариус заверил их. Так не придется переплачивать нотариусу за технические услуги. Если какие-либо правовые и технические услуги вам не нужны, то навязывать их вам и требовать оплаты нотариус не вправе. Конечно, копии документов должны быть чистыми, не помятыми и без исправлений.
Перед тем как направиться к нотариусу, предварительно запишитесь на прием на конкретное время, чтобы не пришлось долго сидеть у его двери в ожидании, когда вас примут. Записаться можно по телефону, номер вы найдете в интернете. Не забудьте вместе с документами, которые надо заверить, и их копиями, взять с собой паспорт.
Восстанавливайте документы или ищите доказательства, что это невозможно
Идеально, если для судебного процесса вы нашли все нужные документы. Но если выяснится, что часть документов отсутствует, по возможности восстановите их. Если это невозможно, то найдите другие доказательства, которые смогут подтвердить, что позиция, которую отстаивает компания в суде, — законная. Например, если пропали оригиналы заявлений работника о предоставлении отпуска, суд может принять в качестве доказательств сканы заявлений, которые сотрудники отправляли по корпоративной электронной почте. Когда нет записи в журнале учета выдачи трудовых книжек, судьи могут учесть показания свидетелей-работников о том, что вы передали их коллеге трудовую книжку, решение Гагаринского районного суда от 16.07.2020 № 2-1516/2020.
Доверия к переписке в корпоративной электронной почте у суда будет больше, если заверить ее у нотариуса. В таком случае суд, вероятнее всего, примет ее в качестве доказательства. Нотариус опишет, как получены данные, с какого устройства, распечатает изображение и подошьет к протоколу осмотра. Более того, если нет доказательств, то можно попробовать использовать переписку в мессенджерах. Это актуально, если работник не появлялся на рабочем месте без уважительных причин, а кадровик пытался с ним связаться и писал сообщения. Чтобы суд принял такую переписку в качестве доказательства, лучше, чтобы она была максимально содержательной. Ее в идеале тоже заверить нотариально. Доказать, что документы потеряли, помогут служебные записки и акты. Если отдел кадров затопило или случился пожар, то понадобятся документы, которые это подтверждают.
Отслеживайте, что все НПА, на которые есть ссылки в документах, действуют
Когда будете готовить документы для суда или перед проверкой ГИТ, проверьте, действуют ли нормативно-правовые акты, на которые есть ссылки в этих документах. Самый простой и быстрый способ для этого — проверить статус НПА в справочно-правовой системе. Например, прямо в журнале «Кадровое дело». Для этого, заходите во вкладку «Правовая база» и вбивайте в поисковую строку название и реквизиты нужного нормативно правового акта. В информации к документу увидите, с какой даты документ не действует или когда он вступает в силу. Это удобно, чтобы мониторить все изменения в ЛНА.
Объясните директору, что правила в законах бывают двух видов
Когда директор не хочет верить в то, что его требование выполнить по закону нельзя, приведите конкретные примеры правил в работе с сотрудниками. Есть те, которые обязательно выполнять, а есть те, которые чиновники оставили на усмотрение работодателя.
Например, правило о том, что перечень дисциплинарных взысканий закрытый, ст. 192 ТК. Это правило — обязательное. Есть только три вида дисциплинарки: замечание, выговор и увольнение по соответствующим основаниям. Если руководитель коммерческой организации будет настаивать на том, чтобы сотруднику объявили строгий выговор, такое наказание будет незаконным. Его, конечно, отменит суд. Ведь по закону строгий выговор можно применять лишь к отдельным категориям работников. Например, к сотрудникам из силовых структур. Незаконным будет и требование оштрафовать работника.
Правило, по которому трудовую книжку сотруднику нужно выдать в день увольнения, ст. 84.1 ТК. Если этого не сделать, то вряд ли получится избежать претензий со стороны трудовой инспекции, а также штрафов. А возможно, в таком случае придется по решению суда выплатить сотруднику средний заработок за все время, что задерживали его трудовую книжку. Например, из-за того, что директор компании распорядился не выдавать ее работнику, пока он не сдаст обходной лист и рабочий планшет.
Отличить нормы, которые работодатель выполнять вправе, от тех, которые выполнять обязательно, можно по формулировке в статье закона. То есть в зависимости от того, что в ней прописано: вправе, может или обязан, должен быть. Например, утверждать график отпусков организации не позднее чем за две недели до того, как наступит календарный год, работодатель обязан, ст. 123 ТК. А вот заменить работнику компании по его заявлению часть ежегодного отпуска, которая превышает 28 календарных дней, денежной компенсацией, работодатель вправе, ст. 116 ТК.
________________________________________
Объясните руководителю, что многие нормы закона компания соблюдать обязана
________________________________________
Чтобы убедить директора в том, что нужно действовать по закону, пользуйтесь алгоритмом юристов:
- покажите саму статью закона;
- ознакомьте с судебной практикой по таким же ситуациям;
- объясните, какие риски ждут компанию в случае, если нарушить трудовое законодательство.
Как правило, после этого даже самые упрямые руководители отказываются от того, чтобы принять рискованное решение.
Журнал «Кадровое дело», №8, 2021г
