Отправляя сотрудника в командировку, компания обязана начислять и выплачивать работнику средний заработок за этот период. Дополнительно в командировке выплачиваются суточные. Также компания компенсирует средства, потраченные на транспорт, аренду жилья, а в ряде случаев даже на питание.
Мы расскажем, о том, как проходит процедура оформления и расчета суточных в командировках в 2024 году, разберем ответы на часто задаваемые вопросы по поводу их начисления и размера.
Что считать командировкой
Командировкой называется рабочая поездка, при которой предприятие направляет сотрудника выполнять служебное задание (поручение) за пределы того места, где он постоянно трудится.
Для этого руководителю необходимо оформить письменное решение, на основании которого сотрудник будет направлен в командировку. Такая рабочая поездка может длиться как один день, так и несколько месяцев. От ее длительности зависит оплата суточных в командировке.
Как оплачивается командировка в 2024 году
Суточные — это фиксированная сумма, которую предприятие выплачивает сотруднику на ежедневные текущие расходы, связанные с рабочей поездкой. Перед тем как приступить к их расчету, бухгалтеру необходимо убедиться, что работник будет пребывать в поездке более одного рабочего дня.
Если место, куда направляют сотрудника, расположено близко от его постоянной работы, и он может вернуться из поездки в тот же день, выплата суточных не предусмотрена.
Итак, в однодневной командировке в 2024 году суточные обычно не выплачиваются. Однако закон не запрещает предприятию компенсировать затраты, которые работник мог понести в связи с поездкой (проезд, связь, питание и т.д.). Размер возмещения регулируется локальными актами компании.
Что входит в расходы суточных
В состав расходов входит:
- компенсация затрат на питание: завтрак, обед, ужин;
- транспорт. Часть суточных может быть использована на транспортные расходы (например, такси или общественный транспорт);
- мелкие бытовые расходы. Вода, кофе или другие мелкие покупки;
- дополнительные расходы. В зависимости от политики компании, в суточные могут входить: оплата связи, интернет-услуги.
Как установить размер суточных в командировке 2024
Каждая компания определяет их размер самостоятельно — законодательство не предусматривает никаких ограничений. Однако сумма обязательно должна быть указана в коллективном договоре.
Для поездок по стране предусмотрен один размер суточных, для зарубежных командировок, как правило, он выше. Оплата суточных в командировке в 2024 году производится в валюте с того дня, когда сотрудник пересекает границу. Расчет командировки в 2024 году не имеет нововведений по сравнению с последними годами.
Налогообложение
Сумма до 700 рублей включительно при поездках на территории РФ не облагается НДФЛ, поэтому многие предприятия устанавливают именно такой размер суточной выплаты. При выезде за границу суточные на командировку в 2024 году рассчитывают с учетом того, что их минимальный размер, не облагаемый налогом, составляет 2500 рублей.
Все, что больше этих сумм (700 и 2500 рублей) облагается НДФЛ. К примеру, компания установила лимит суточных при командировках в 2024 году по РФ 1500 рублей. Заплатить налог придется только с 800 рублей. Взносы за травматизм с этой суммы не выплачиваются (если в коллективном договоре не указано иное).
Как проводится расчет оплаты командировки в 2024 году
Количество оплачиваемых в командировке дней определяют по проездным документам. Если поездка осуществлялась на служебном/личном транспорте, работник обязан предоставить в бухгалтерию служебную записку. Основанием для расчета также могут служить документы, подтверждающие, что сотрудник арендовал жилье в течение конкретного времени.
Если поездка планируется за рубеж, то расчет проводят так:
- дни, когда поездка проходит на территории РФ, оплачиваются суммой, указанной для командировок по России;
- дни, когда сотрудник пребывает за рубежом, оплачиваются повышенной суммой, указанной для заграничных командировок.
Важно!
Перед тем как рассчитать размер суточных в командировке в 2024 году, бухгалтер должен учесть все нюансы, а именно — время отъезда и приезда работника. Даже если у командированного сотрудника автобус, поезд или самолет отправляются за 10-15 минут до окончания суток (например, в 23:50), эти сутки оплачиваются полностью.
Например, начало командировки (отъезд) — 1 сентября, в 23:45, а конец (приезд) — 5 сентября в 00:20. Компания оплачивает полностью 5 суток, хотя фактически командировка длилась лишь три полных рабочих дня.
Примечание: срок выплаты суточных при командировках в 2024 году законом не установлен. Работодатель определяет его самостоятельно.
Расчет среднего заработка для командировки
Командированный работник за весь период своего отсутствия на постоянном рабочем месте получает среднемесячную зарплату. Для ее расчета нужно учесть заработную плату, начисленную сотруднику, за последние 12 месяцев перед поездкой.
К примеру, если она пришлась на сентябрь, то в расчет берут период с прошлого сентября по нынешний август. Дни рассчитывают по табелям и отработанному времени. Общую сумму заработка по трудовому договору делят на количество отработанных дней, получая среднемесячный заработок.
Как рассчитать командировку в выходной день
Если поездка выпадает на выходные дни, то оплата за них приравнивается к оплате за работу в выходной день. То есть выходные дни в командировке оплачивают в двойном размере.
Сотрудник имеет право перенести выходной день на другое время по договоренности с работодателем. Перенесенный выходной в командировке оплачивается в обычном размере.
Суточные за выходные дни в командировке ничем не отличаются от суточных за рабочие дни — их размер тот же и определяется коллективным договором компании.
Подтверждение расходов
Вернувшись из поездки, сотрудник должен предоставить в бухгалтерию документы для авансового отчета, который на предприятии составляют либо на унифицированном бланке, специально разработанном для этих целей, либо в свободной форме. К отчету прикладывают чеки, подтверждающие служебные расходы, которые понес командированный.
Расчет суточных для заграничной командировки в 2024 году
Когда работника направляют в заграничную командировку, и у него отсутствует заграничный паспорт, он должен получить новый. В этом случае работодатель компенсирует затраты на его оформление.
Если работодатель решает выплачивать суточные в командировке за границей в 2024 году в рублях, то все эти расходы могут быть учтены в бухгалтерском учете на дату утверждения авансового отчета. В этом случае курсовые разницы не возникают.
Если работодатель устанавливает выплату суточных в иностранной валюте, для налогообложения прибыли их нужно пересчитать в рубли. Пересчет осуществляется по официальному курсу Центробанка на дату признания расхода, если иное не указано в законодательстве.
Пример расчета:
Сотрудник выехал в командировку в Германию 5 октября и в 21:30 уже был на территории другой страны. Возвращение в Россию состоялось 9 октября в 14:45. Дорога до места командировки осуществлялась на самолете. Отметка о пересечении границы при выезде в командировку была сделана 5 октября, а при возвращении — 9 октября. Согласно положению о командировках, суточные для поездок по России установлены в размере 600 рублей, а для Германии — 2 500 рублей. В этом случае работнику следует выплатить суточные следующим образом:
- 5 октября — 2 500 рублей — граница была пересечена в этот день (есть соответствующая отметка);
- 6 октября — 2 500 рублей — работник был в Германии;
- 7 октября — 2 500 рублей -работник был в Германии;
- 8 октября — 2 500 рублей — работник был в Германии;
- 9 октября – 600 рублей – граница пересечена (имеется отметка).
Таким образом, за 5 дней суточные составят 10600 рублей (2500*4+600).
Если бы работник вылетел из России 5 октября и приземлился в Германии 6 октября, например, в 00:30, то за 5 октября суточные составили бы 600 рублей.
Как рассчитать командировку в 2024 году
При расчете и начислении суточных, бухгалтерии необходимо учесть множество нюансов: продолжительность командировки, особенности налогообложения сумм, связанных с рабочими поездками, начислением страховых взносов.
Загрузка штатного бухгалтера не всегда позволяет ему отслеживать изменения, происходящие в этой сфере. В таком случае будет правильным передать эти задачи на аутсорсинг проверенному провайдеру. Специалисты компании Unistaff помогут избежать ошибок при оплате суточных в командировках ваших сотрудников, что сэкономить не только ваше время, но и финансовые ресурсы.
