Переход на современные решения для расчета заработной платы, включая передачу процессов расчета на аутсорсинг и/или переход на применение специализированного программного обеспечения, настроенного под специфику конкретной компании, — важный и необходимый шаг в развитии бизнеса, позволяющий:
- автоматизировать и стандартизировать процессы расчета заработной платы сотрудников компании;
- обезопасить их персональные данные;
- максимально исключить риск возникновения ошибок в расчетах с сотрудниками и бюджетом, в регламентированной отчетности;
- оптимизировать сам процесс расчета заработной платы и затраты бизнеса, с ним связанные, — как финансовые, так и временной ресурс сотрудников компании.
Внедрение таких пейролл-проектов — это сложный процесс, требующий тщательной подготовки и управления. Успешное внедрение зависит от множества факторов, которые необходимо учитывать на каждом этапе. В этой статье мы рассмотрим основные из них.
С чего начать внедрение пейролл-проекта?
1. Оценка текущих процессов
Прежде чем начать внедрение, необходимо провести анализ текущих процессов расчета заработной платы. Это поможет выявить слабые места и определить требования, которые предъявляют пользователи корпоративной системы расчета заработной платы (включая тех, кто в дальнейшем будет непосредственно работать в системе, и тех, кто будет пользоваться данными, формируемыми из системы, или передавать данные в систему). Учет требований конечных пользователей поможет определить наиболее удобное и эффективное решение.
2. Определение целей и задач
Четкое определение целей и задач проекта является важным шагом. Это может быть, например:
- сокращение времени на расчет заработной платы за счет упрощения и автоматизации связанных процессов, включая интеграцию с другими используемыми программными средствами;
- уменьшение ошибок за счет устранения ручных расчетов и применения системы контроля расчета заработной платы провайдером;
- ограничение доступа сотрудников компании к данным о зарплатах за счет ведения кадрового и зарплатного учета в отдельной базе и передачи этого функционала провайдеру (полностью или только расчет заработной платы);
- снижение рисков нарушения законодательства за счет получения методологической поддержки от провайдера;
- снижение затрат на HR-операции за счет консолидации процесса расчета заработной платы в рамках единой системы;
- улучшение корпоративной отчетности по заработной плате за счет унификации и автоматизации.
3. Выбор поставщиков
Выбор подходящего поставщика для передачи процессов расчета на аутсорсинг или, в зависимости от целей проекта, поставщика программного обеспечения — один из критических факторов успеха. Важно учитывать следующие моменты:
- Репутация и опыт: Оценка опыта поставщика в области пейролл-решений, в том числе история успешных внедрений и отзывы текущих клиентов.
- Функциональность предложения: Соответствие предложения по оказанию услуги расчета заработной платы и программного обеспечения потребностям компании.
- Поддержка и развитие: Наличие качественной технической поддержки и возможности проводить автоматизации в дальнейшем, по мере возникновения новых потребностей вашего бизнеса.
Какие еще факторы успешного внедрения необходимо учесть, как в начале, так и в дальнейшем?
Поддержка со стороны руководства
Поддержка со стороны высшего руководства играет ключевую роль в успешном внедрении. Перед началом проекта необходимо выделить сотрудника из топ-менеджмента организации-заказчика, который будет курировать проект со стороны заказчика, в том числе обеспечивать общий контроль, административную и ресурсную поддержку проекта. Она в том числе включает:
- Стратегическое видение: Понимание цели и выгоды от внедрения для принятия решений по приоритету проекта и компромиссам относительно других процессов в компании.
- Ресурсы: Обеспечение необходимыми ресурсами, включая как финансирование, так и кадровые ресурсы (на определенных этапах внедрения необходимо активное участие пользователей корпоративной системы расчета заработной платы).
- Коммуникация: Коммуникация с сотрудниками компании, которые являются пользователями корпоративной системы расчета заработной платы, для разъяснения целей и ожиданий от проекта, а также их роли и степени участия в проекте внедрения.
Оптимально, когда таким руководителем проекта от заказчика становится человек, занимающий необходимую ступеньку в структуре компании, который не только имеет полное представление о цели и выгодах от внедрения, имеет соответствующие полномочия для принятия решений, но и располагает необходимым временным ресурсом.
Управление проектом
Эффективное управление проектом является основой успешного внедрения. Ключевые аспекты включают:
- Планирование: Разработка детального плана с четкими сроками и этапами.
- Формирование команды: Назначение ответственных лиц и распределение ролей.
- Мониторинг: Постоянный контроль за ходом проекта и своевременное решение возникающих проблем.
На этапе планирования «Юнистафф» сформирует план работ по внедрению пейролл-проекта вашей компании и предложит сроки для каждого предусмотренного проектом этапа. В том числе с учетом временных возможностей со стороны команды заказчика и целевого срока завершения проекта. По каждой задаче в плане сторонами утверждаются сроки и ответственные, как со стороны «Юнистафф», так и со стороны заказчика.
Организацию и контроль выполнения проекта, а также координацию работы участников проектной команды и информирование заказчика о текущих статусах и задачах, нуждающихся во внимании на текущем этапе, возьмет на себя руководитель проекта от «Юнистафф». Основным контактным лицом со стороны заказчика, в том числе принимающим стратегические решения касательно проекта, выступает руководитель проекта от заказчика.
Тестовая эксплуатация (ОПЭ)
Этап опытно-промышленной эксплуатации является необходимым для любого проекта внедрения и позволяет проверить корректность как работы настроенной для целей расчета заработной платы системы (программного обеспечения), так и выстроенных для оказания услуги по расчету заработной платы процессов. А для проектов, предусматривающих работу пользователей заказчика в настроенной системе, также дает возможность ознакомить этих пользователей с функциональностью и проработать необходимые навыки.
Для пейролл-проектов «Юнистафф» предлагает проведение ОПЭ в форме параллельного расчета за один или несколько месячных периодов в зависимости от специфики проекта. Таким образом, заказчик сможет проверить соответствие своим требованиям по полному циклу расчета, включая форматы с данными, предоставляемые по итогам расчета. По возможным выявленным в ходе ОПЭ проблемам или недочетам «Юнистафф» оперативно внесет исправления, а возможные возникшие в ходе ОПЭ дополнительные предложения и пожелания стороны согласуют к дальнейшей реализации в целях улучшения системы расчета заработной плата и самого процесса оказания услуги по расчету заработной платы.
И в заключение
Успешное внедрение пейролл-проекта требует комплексного подхода и внимания к множеству факторов. Ясность цели и поддержка руководством, учет требований пользователей и правильный выбор поставщиков, эффективное управление проектом и проверка всех процессов перед запуском расчета заработной платы в новом формате — это ключевые элементы, которые помогут компании достичь поставленных целей и извлечь максимальную выгоду от передачи процессов расчета на аутсорсинг и перехода на применение программного обеспечения, настроенного под специфику конкретной компании.
