В современном мире наша жизнь все больше переходит в цифровое пространство. Не является исключением и кадровая работа. И одним из наиболее глобальных процессов является переход на КЭДО (кадровый электронный документооборот). Не имея опыта внедрения КЭДО, даже опытному HR-специалисту легко запутаться в этом непростом процессе. В данной статье мы предлагаем несколько практических советов, которые помогут организовать процедуру перехода компании на кадровый ЭДО более органично и с наименьшими потерями.
Как грамотно перейти на КЭДО?
КЭДО — это создание, подписание, обмен и хранение кадровых документов в цифровом виде.
Возможность перехода на кадровый электронный документооборот регламентирована законодательно, в интернет-пространстве есть множество статей, посвященных документальному оформлению процесса перехода.
Самое правильное — отнестись к данной процедуре как к проекту, а соответственно, подключить все инструменты проектного управления:
- Назначить руководителя проекта.
- Составить перечень участников и сформировать команду.
- Разбить проект на этапы.
- Составить пошаговый план с распределением времени на каждый этап (можно воспользоваться диаграммой Ганта).
- Оценить риски и препятствия, которые могут возникнуть на каждом этапе, и предусмотреть варианты решения.
Руководитель проекта — если компания небольшая, то руководителем проекта может быть HR-специалист. При большой численности сотрудников и многообразии кадровых процессов лучше назначить отдельного проектного менеджера.
Команда — HR-специалист обязательно должен помнить, что «один в поле не воин». В команде вам потребуется как минимум IT-специалист, юрист, кадровые специалисты, тестовая группа сотрудников.
Этапы — здесь необходимо обязательно включить следующие процессы:
- выбор провайдера;
- разработка проектов и пакета документов по переходу на КЭДО;
- получение УКЭП сотрудниками, которые будут уполномочены подписывать документы от лица работодателя;
- настройка интегратора и описание маршрутизации документооборота;
- подключение тестовой группы сотрудников;
- тестирование интегратора и настроек КЭДО;
- подготовка обучающих материалов (регламенты, вебинары) по работе в КЭДО;
- ознакомление и подписание документов с сотрудниками компании в части перехода на КЭДО;
- обучение сотрудников по работе в КЭДО (потребуется провести обучение как кадровых специалистов, так и всех остальных сотрудников).
Оценка рисков — в этом пункте необходимо учесть максимально возможное количество рисков, которые могут затормозить проект перехода.
Нюансы перехода на КЭДО
Вот наиболее часто встречающиеся вопросы, на которые надо обратить внимание и попробовать ответить до старта проекта:
- Как вы будете знакомить сотрудников компании с документами о подключении к КЭДО?
- Как будет организован процесс подписания документов с каждым сотрудником, сбор согласия сотрудников о переходе на кадровый электронный документооборот?
- Кто и в каком формате будет осуществлять консультационную поддержку для сотрудников по работе в КЭДО (административная и техническая поддержка)? Ведь у сотрудников наверняка возникнет много вопросов.
- Как будет организован процесс документооборота с сотрудниками, которые откажутся от перехода на кадровый ЭДО (если при переходе на КЭДО вы делаете оптимизацию кадровых трудозатрат)?
- Кто будет администрировать систему КЭДО в дальнейшем (производить настройки, предоставлять доступы, вносить корректировки в интегратор, шаблоны документов и маршрутизацию при изменении процессов/документов)?
- Как будет предоставляться доступ к личному кабинету КЭДО для сотрудников компании, у которых ограничена возможность выхода в интернет (если у вас есть такие сотрудники, например вахтовые рабочие, рабочие производства)?
Процесс перехода на КЭДО достаточно трудоемкий, но если предусмотреть все нюансы, то он будет более быстрым и менее затратным.
Одним из вариантов решения является обращение в аутсорсинговую компанию, которая поможет организовать переход на КЭДО, предоставит административные и технические ресурсы и возьмет на себя взаимодействие и тестирование.
