При увольнении сотрудника в соответствие со ст. 127 Трудового кодекса работодатель обязан выплатить ему денежную компенсацию за неотгулянные отпуска.
Отпускные дни начисляются за весь период работы в организации. За каждый отработанный месяц их полагается 2,33.
Почему именно столько? Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Если разделить их на количество месяцев в году (12), то получается 2,33 дня.
Отдельные категории сотрудников имеют право на более продолжительные (больше 28 календарных дней) отпуска. Им начисляется большее количество отпускных дней в месяц.
Неиспользованные дни отпуска — это разница между количеством «заработанных» календарных дней отпуска и израсходованных за все время работы в организации.
Для расчета компенсации за неиспользованный отпуск причина увольнения значения не имеет. Не важно, покидает ли сотрудник предприятие из-за нарушения трудовой дисциплины, по собственному желанию или по причине ликвидации организации. Не играет роли и режим работы специалиста. Он мог трудиться по скользящему графику, неполный или, наоборот, полный трудовой день, удаленно или в офисе. Не влияет на этот вид выплат и срок действия трудового договора, который может быть как срочным, до определенной даты, так и бессрочным.
Краткая поэтапная инструкция по расчету компенсации
Этап 1. Расчет стажа
Учитывайте весь срок пребывания сотрудника на предприятии, начиная с даты его трудоустройства. Расчет компенсации при увольнении в 2023 году проводится только за целый месяц. К примеру, работник уволился 30 апреля — значит, засчитывается весь апрель. Это правило повторяется во всех случаях, когда сотрудник отработал более чем полмесяца.
Пример:
08.02.2021 — 07.02.2022 = 12 месяцев;
08.02.2022 — 07.02.2023 = 12 месяцев;
08.02.2023 — 18.05.2023 = 3 месяца и 11 дней.
При расчете компенсации не полностью отработанные месяцы округляются. Если количество лишних дней составляет менее половины месяца, то они при подсчете не учитываются. Если количество дней больше половины месяца, то они учитываются как полный месяц (п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках).
В примере выше количество дней (11) меньше половины месяца, они исключаются из расчета. Таким образом, рабочий стаж работника составляет — 27 месяцев.
Если бы работник решил уволиться 26.05.2023, то стаж за последний год работы составил:
08.02.2023 — 26.05.2023 = 3 месяца и 19 дней
Т.к. количество дней (19) больше половины месяца, то происходит округление до целого месяца, рабочий стаж составляет уже 28 месяцев.
Этап 2. Расчет количества отпускных дней с начала трудоустройства
За каждый месяц, который сотрудник отработал, ему начисляется 2,33 отпускных дня.
Для расчета количества отпускных дней, положенных работнику за все время трудовой деятельности в организации необходимо общий стаж умножить на 2,33.
В нашем примере:
27 мес. × 2,33 = 63 дня
Из этого числа необходимо вычесть уже использованные сотрудником отпускные дни (например, 56 дней):
63 дня – 56 дней = 7 дней
За семь дней заработанного, но неиспользованного отдыха сотрудник должен получить компенсацию.
Этап 3. Расчет среднедневного заработка (СДЗ)
Для расчета денежной компенсации за неиспользованный отпуск необходимо рассчитать среднедневной заработок. Расчет производится также, как и для ежегодных отпусков: необходимо сумму заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, поделить на 12 и на среднемесячное число календарных дней (29,3).
Расчет производится за 12 календарных месяцев до даты увольнения. Т.е. если сотрудник отработал на последнем месте работы, например, 7 месяцев, то расчет СДЗ будет производиться только за этот период.
Для расчета среднего заработка учитываются следующие выплаты:
- оклад;
- надбавки;
- доплаты;
- премии.
Не учитываются:
- больничные;
- отпускные;
- материальную помощь;
- различные компенсации.
Порядок расчета среднего заработка — процесс достаточно сложный, зависит от многих факторов:
- полностью или нет отработан расчетный период. Если в расчетном периоде есть не полностью отработанные месяца, то меняется формула расчета;
- есть фактический заработок в расчетном периоде или нет. Если фактического заработка нет, то в расчет принимается доход за предшествующий период, равный расчетному. В отдельных случаях берется фактический заработок в месяц увольнения или оклад (тарифная ставка);
- были ли премии в расчетном периоде. Если были, то в каком объеме.
Этап 4. Начисление компенсации при увольнении
Сумму, полученную на третьем этапе, умножаем на число «не отгулянных» отпускных дней. В нашем примере — на 6 (см. этап 2). Вы получите искомую сумму, которую следует начислить сотруднику.
Этап 5. Расчет налогов и выплата итоговой суммы
Из полученной суммы удерживается 13% НДФЛ. Оплата работнику осуществляется в день, когда он увольняется из компании. В нашем примере — 18.05.2023. Ее уплачивают вместе с другими деньгами, которые причитаются сотруднику на его последний рабочий день в компании.
Особые случаи
Если имеются периоды, которые нельзя включить в стаж для расчета отпуска, то происходит «удлинение» рабочего года». Дату окончания расчетного года необходимо сдвинуть на количество дней, которые не входят в стаж.
Как рассчитать компенсацию при увольнении в 2023 году, если сотрудник регулярно брал отпуска без сохранения заработной платы? Начало следующего расчетного года сдвигайте лишь тогда, когда в целом работник пребывал в них более 14 календарных дней. Этот нюанс определяет ст. 121 ТК РФ.
Бывает, что работник написал заявление об увольнении, расчетный год еще не закончен, но полагающийся отпуск за него сотрудник уже «отгулял». Никакая компенсация в таком случае не выплачивается. Напротив, при расчете у него следует удержать излишнюю часть отпускных, уже выплаченную компанией ранее.
Работник идет в отпуск с последующим увольнением. Ориентируйтесь на письмо Федеральной службы по труду и занятости No 5277-6-1. Бухгалтерия обязана провести расчеты и выплатить компенсацию, прежде чем работник отправится отдыхать — в последний рабочий день перед отпуском. Тогда же следует выдать трудовую книжку, расчетный листок, сделать все причитающиеся выплаты.
Важность профессионального подхода
В 2023 году компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении имеет множество нюансов, связанных с частными случаями трудовых отношений. Мы рассказали лишь об общих принципах и перечислили несколько часто встречающихся случаев. В бухгалтерской практике их гораздо больше, поэтому расчет лучше всего доверить профессионалам.
Компания Unistaff станет помощником вашего предприятия и выполнит весь комплекс услуг бухгалтерии на аутсорсинге. Это избавит вас от ошибок в расчетах и отчетности.
