Кадровый аудит — это комплекс действий, направленный на анализ документации, связанной с кадровой политикой компании. Однако процедура гораздо шире проверки документов. Аудиторы могут определить, какие кадровые позиции в компании требуют усиления, а на какие сотрудники набраны с переизбытком. Проверка дает возможность HR-отделу пересмотреть кадровую политику и сделать ее более эффективной.
В статье расскажем об основных этапах кадрового аудита, его целях и возможностях для бизнеса.
Когда нужно проводить кадровый аудит в организации
Законодательство не устанавливает периодичность таких проверок для предприятий — они проводятся исключительно, исходя из внутренних потребностей компаний. Как правило, процедуру проводят предприятия, которые относятся к крупному и среднему бизнесу. У таких компаний сотни сотрудников в штате, поэтому могут возникать проблемы с эффективным использованием человеческого ресурса и ведением документооборота. Еще одна проблема, с которой сталкиваются HR-отделы — периодические изменения в трудовом законодательстве, которые требуют внесения коррективов в документацию.
Есть ряд поводов, чтобы осуществить аудит кадрового делопроизводства:
- на предприятии сменилось руководство, и новый руководитель хочет получить полную картину состояния компании;
- две или несколько компаний слились или произошел процесс поглощения;
- на предприятии возник риск проверки со стороны трудовых инспекторов;
- руководство приняло решение оптимизировать штат и хочет определить, каких сотрудников необходимо сократить;
- экономическая эффективность предприятия в последнее время снизилась, и необходимо определить, какие позиции в штате нужно усилить;
- в компании увеличилось количество трудовых споров и жалоб, связанных с трудовым законодательством;
- сменился руководитель HR-отдела или ключевой специалист, который отвечал за ведение документации.
Для чего нужен кадровый аудит
Частично мы уже отметили главные цели аудита — это более эффективное использование человеческого ресурса и проверка документации на соответствие трудовому законодательству.
Помимо этого руководство получает информацию о том, могут ли на предприятии вспыхнуть трудовые конфликты. Если для этого есть предпосылки, нужно ликвидировать риски. Ведь конфликты в коллективе на почве ТК — это повод для посещения компании трудовой инспекцией.
Зачастую руководитель предприятия не может самостоятельно оценить, насколько эффективно работает HR-отдел. В задачи кадрового аудита входит и оптимизация самой HR-службы.
Виды кадрового аудита
Разделяют внутренний и внешний кадровый аудит — они отличаются привлечением экспертов из числа сотрудников предприятия или независимой организации.
Внутренним аудитом обычно пользуются небольшие предприятия, где штат включает несколько десятков сотрудников. Руководство предпочитает проанализировать ситуацию собственными силами. Однако такой анализ далеко не всегда объективен, так как эксперт рассматривает ситуацию изнутри компании. Кроме того, оценка не будет независимой, так как всегда возможно определенное давление на эксперта со стороны других сотрудников.
Внешний кадровый аудит компании дает максимально объективный и эффективный результат. Независимый эксперт может оценить положение дел со стороны, без какого-либо давления со стороны работников компании. Для проведения проверки не нужно отрывать сотрудников от основной работы, а сама процедура проходит в минимальные сроки.
Что входит в процедуру
Отметим, что аудиторам предстоит комплексная и разносторонняя работа:
- требуется провести аналитический аудит кадровых документов на их соответствие требования законодателей;
- изучить финансовые отчеты, позволяющие сделать выводы, насколько эффективно работают отделы, подразделения, отдельные сотрудники;
- проанализировать информацию о заработной плате и других выплатах;
- изучить штатное расписание, обязанности работников, инструкции, приказы, табели учета рабочего времени;
- оценить психологическую мотивацию сотрудников (для этого используются анкеты, беседы, методы наблюдения);
- сравнить показатели эффективности труда в компании с нормами по отрасли.
Этапы кадрового аудита
Аналитическая работа с документацией
Вся обязательная кадровая документация должна присутствовать в компании, поэтому, прежде всего, аудиторам нужно убедиться в этом. Если какие-то документы отсутствуют, их необходимо составить.
Также аудиторы анализируют документы на соответствие действующему законодательству и оценивают правильность оформления табелей учета, штатных расписаний, трудовых договоров и другой документации.
Аналитическая работа с персоналом
Проведение кадрового аудита подразумевает оценку текущей квалификации персонала, проведение аттестаций, повышение квалификации работников. Обязательно необходимо проанализировать, как происходит процесс отбора кандидатов на должности. Учитываются особенности адаптации новых сотрудников и даже психологический климат внутри коллектива.
Оценка эффективности управления персоналом
Процедура заканчивается анализом кадровой политики в целом. Специалисты оценивают количество вакансий, их локализацию на тех или иных направлениях деятельности компании. Анализируется «текучесть» кадров, «раздутость» штата или, напротив, дефицит сотрудников.
Результаты кадрового аудита
Полученные данные позволяют руководству увидеть слабые места кадровой политики, получить полную информацию о тех направлениях, в которых нужно усилить персонал или, напротив, сократить его. Аудиторы определят, соответствует ли квалификация работников заявленным задачам компании.
Наведение порядка в документации позволит избежать штрафов от контролирующих органов. Риск трудовых конфликтов в коллективе минимизируется, а взаимоотношения работников с руководством могут стать более гармоничными. Что позволит предприятию улучшить эффективность своей деятельности.
Стоит ли заниматься этой процедурой самостоятельно?
Многие компании задумываются о том, как провести кадровый аудит собственными силами. Однако выше мы уже упомянули о возможных рисках:
- необъективность;
- отсутствие независимости;
- невозможность оценить компанию «со стороны»;
- недостаточная экспертность аудиторов.
Гораздо эффективнее доверить проведение аудита — аутсорсинговой компании. В штате Unistaff работают узкие специалисты, знакомые с малейшими нюансами кадрового документооборота. Обратившись к нам, вы получите подробную консультацию по всем вопросам, связанным с оптимизацией кадрового делопроизводства в компании.
