Бухгалтерия любого предприятия, особенно крупного, традиционно сталкивается с множеством рутинных задач. Однако современные тенденции указывают на передачу расчёта заработной платы на аутсорсинг. Это обеспечивает уверенность и спокойствие руководства, поскольку задачу выполняют специалисты в данной области. У штатных сотрудников бухгалтерии появляется больше времени для обслуживания важных и актуальных бизнес-процессов компании. Такой подход повышает финансовую эффективность, так как снижает риск ошибок и санкций со стороны контролирующих органов.
Что необходимо компании для перехода на аутсорсинг зарплаты
Для успешного перехода компании на аутсорсинг заработной платы необходимо выполнить следующие шаги:
- Назначить ответственных лиц для взаимодействия с аутсорсинговой компанией и сформировать проектную команду.
- Передать аутсорсинговой компании исторические данные: копии базы с персональными данными сотрудников, а также данные для миграции в согласованных форматах. Кроме того, передаче подлежат данные по начислениям и взносам за последние 12 месяцев.
Аутсорсинговой компании может потребоваться дополнительная информация для приёма и сверок, такая как регистрационные документы, отчётность и описание существующих процессов и алгоритмов. Организационный этап завершается подписанием договора об оказании услуг по расчёту заработной платы.
Какое участие принимает клиент на этапе перехода
Специалисты предприятия тщательно изучают и согласовывают предстоящие процессы. Для этого запланировано несколько встреч с представителями аутсорсинговой компании:
- стартовая встреча, на которой участники обсуждают сроки и план проекта;
- еженедельные встречи, посвящённые статусу проекта;
- профильные встречи экспертов по расчёту заработной платы, необходимые для передачи процессов.
Руководству предприятия следует чётко определить, какие услуги ему требуются. Оптимально, когда составлено техническое задание и сформулированы задачи, что позволит сторонам лучше понять свои права и обязанности.
Этапы перехода на аутсорсинг заработной платы:
- Получение, анализ и согласование данных для внедрения.
- Настройка и тестирование учётных систем.
- Параллельный расчёт.
- Передача в регулярное обслуживание.
Возможные сложности при переходе:
- временные трудности (задержки, долгие согласования, нарушения плана движения проекта);
- проблемы с передачей данных для миграции;
- согласие на передачу персональных данных сотрудников компании.
Какие сверки идут во время перехода
Во время перехода проводятся следующие проверки:
- сверка с регистрационными документами;
- сверка с отчётностью;
- проверка соответствия процессов первичной системе (алгоритмы и форматы расчётов) в рамках параллельного расчёта;
- проверка отчётных форм;
- сверка остатков по зарплатным счетам.
От чего зависит время, необходимое на переход
Время, необходимое для перехода, зависит от формата передачи данных и сложности настраиваемых алгоритмов. Длительность переходного периода определяется на старте проекта.
Как будет регулироваться взаимодействие
Взаимодействие будет регулироваться детальным графиком расчётов и сдачи отчётности, разработанным и согласованным во время подключения. График предусматривает сроки предоставления информации клиентом и сроки предоставления результатов провайдером, включая сроки загрузки в бухгалтерскую программу, передачи проводок и другое.
Конфиденциальность персональных данных
Конфиденциальность персональных данных — ключевой аспект работы аутсорсинговой компании. Unistaff обеспечивает полную конфиденциальность получаемой и передаваемой информации, используя защищённые каналы передачи данных и специальное программное обеспечение, исключающее возможность внешнего вмешательства.
Дополнительные преимущества перехода на аутсорсинг зарплаты включают:
- возможность настройки корпоративных отчётностей по запросу клиента;
- предоставление доступа представителя клиента к базе данных;
- поддержка взаимодействия с сотрудниками при необходимости;
- поддержка изменений законодательства;
- выделение проектного менеджера и постоянного контактного лица;
- взаимозаменяемость на проекте.
Можно ли менять провайдера посреди отчетного года
Да, возможно сменить провайдера в середине отчётного года, следуя определённым процедурам:
- передача отчётности и подача корректировок при необходимости;
- согласование завершения отчётности за предыдущие периоды с предыдущим провайдером;
- уведомление предыдущего провайдера в соответствии с условиями действующего договора;
- согласование статуса отчётности за период работы нового провайдера.
Как клиент может понять, что на проекте все хорошо
Чтобы убедиться, что всё идёт гладко, клиенты получают доступ к системе аутсорсинговой компании, где ведётся бухгалтерский учёт. Это позволяет предприятиям полностью контролировать процесс расчёта зарплаты, а также сохранять некоторые функции у себя, если это необходимо.
Компания Unistaff — ваш надёжный партнёр на рынке аутсорсинговых услуг, предоставляющий услуги по расчёту зарплаты специалистами, которые обладают глубокими знаниями и опытом в этой области, а также следят за всеми изменениями в законодательстве.
