Кадровый учет — это сфера деятельности предприятия, связанная с оформлением документации о различных аспектах трудовых отношений с персоналом. В нее включены документы о приеме на работу и увольнении, должностные инструкции, табели рабочего времени и многое другое. Законодатели обязывают вести этот вид учета всем предприятиям вне зависимости от их формы (даже при наличии одного лишь учредителя или единственного работника).
В статье расскажем об основным правилах ведения кадрового учета в организации, списке обязательных документов и ответственности за некорректное ведение учета кадров.
Кто ведет кадровый учет в организации
На мелких предприятиях, где работает небольшое количество сотрудников, эту функцию может выполнять бухгалтер или менеджер по персоналу. В крупных компаниях существует отдел кадров, специализирующийся на этой сфере деятельности. Как правило, он входит в более крупную структуру — HR-отдел.
В современном бизнесе распространена практика передачи ведения учета кадров за пределы предприятия — на аутсорс. Им занимаются профессионалы с узкой специализацией. Например, вы можете обратиться в Unistaff. Наши специалисты следят за всеми изменениями в законодательстве и обращают внимание на любые мелочи в составлении документации.
Почему ведение кадрового учета важно
При помощи учета предприятия:
- четко регламентируют трудовые отношения с персоналом (зарплата, график отпусков, учет рабочего времени и т.д.);
- систематизируют информацию о каждом работнике, включая личные данные, стаж, различные поощрения, аттестации, воинский учет и т.д.;
- минимизируют риски конфликтных ситуаций с работниками;
- поддерживают репутацию надежного и лояльного работодателя;
- избегают штрафных санкций со стороны контролирующих организаций.
Важно!
Когда на предприятии четко знают, как вести кадровый учет, содержат всю документацию в порядке, то руководство может получить полную и детальную информацию о каждом сотруднике и в целом о компании. К примеру, это важно при анализе уровня зарплаты, оценке образования персонала. Учет также позволяет оценить текучесть кадров, вычислить наиболее слабые позиции на должностях. Для опытного руководителя эти данные представляют собой ценную информацию для оптимизации бизнеса.
Какую документацию вести обязательно
На любом предприятии в обязательном порядке оформляются следующие документы кадрового учета, которые касаются всего коллектива в целом и каждого конкретного работника:
- коллективный договор;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение об оплате труда;
- положение о защите персональных данных;
- положение о премировании;
- положение об охране труда;
- трудовой договор с каждым из сотрудников (может иметь различные дополнения в виде соглашений);
- трудовые книжки (бумажные или электронные);
- штатное расписание;
- график отпусков;
- приказы об уходе в отпуск;
- приказы об увольнении;
- при необходимости — приказы о переводе.
Эту документацию составляет сотрудник, ответственный за ведение кадрового учета в организации. Отдельные из них имеют общепринятую форму, а часть из них — каждая компания разрабатывает индивидуально (например, правила внутреннего распорядка).
Технические особенности
Для составления, хранения и систематизации документов (а их количество достаточно велико) компании, как правило, используют специальное программное обеспечение. Список современных программ для ПК и мобильных устройств довольно широк, и каждая компания может самостоятельно выбирать, какой из них пользоваться. Сервисы электронного документооборота позволяют эффективно автоматизировать процессы. С их помощью можно быстро обмениваться документами с персоналом, но для этого у работников должны быть оформлены электронные цифровые подписи.
Что в себя включает организация кадрового учета
Она подразумевает целый комплекс действий, требующих специальных знаний и навыков. Прежде всего, специалист должен изучить основы учета в сфере кадров. Затем компании необходимо подобрать программное обеспечение, в котором будет проводиться работа с документацией. Зачастую универсальные решения разработчиков не подходят отдельным компаниям, поэтому ПО приходится индивидуализировать и дорабатывать.
Далее необходимо изучить учредительную документацию, устав предприятия, локальные нормативные акты. Если каких-либо документов не хватает, их необходимо оформить. Весь комплект документации должен по форме и содержанию соответствовать требованиям, которые предъявляет действующее законодательство. При этом он не должен противоречить документам, касающимся трудовых отношений с конкретными работниками.
Функции кадрового учета включают составление трудовых договоров, ведение журнала регистрации документов, разработку стандартизированных бланков (каждый из них руководство утверждает отдельным приказом). Сейчас личные карточки сотрудников вести уже не обязательно, но многие компании продолжают эту практику, так как она удобна.
Специалист кадрового делопроизводства должен вести учет военнообязанных — для этого существует отдельная форма документа. Важно также, чтобы компания обеспечила надежное хранение персональных данных работников и бумажной документации.
Какие неточности можно допустить
Самая распространенная проблема — это недостаточное понимание того, что входит в кадровый учет. Из-за этого на предприятии может оказаться неполный комплект документации по каждому из сотрудников. Особенно это касается крупных компаний с множеством подразделений, где работают сотни и тысячи людей. Ответственные лица зачастую попросту не успевают оформлять все обязательные документы или забывают о них, погружаясь в рутину.
Наиболее часто лица, ответственные за эту сферу, допускают неточности при заключении трудовых договоров — забывают проставить подписи, величину зарплаты, прописать условия работы, отпусков и т.д. Множество ошибок происходят при оформлении переводов сотрудников. Чаще всего это происходит из-за того, что функции учета дополнительно делегируют работникам, которые уже выполняют основную работу в компании — например, бухгалтеру или юристу. Недостаток специфических знаний приводит к ошибкам.
Отметим, что законодательство предусмотрело административные, гражданско-правовые и даже уголовные санкции за неточности в оформлении и учете кадровых документов.
Как эффективно организовать процесс
Итак, учет кадров — это целый комплекс мероприятий по работе с разнообразными документами. Делегировать эту работу сотруднику, который имеет недостаточно знаний или времени (занят основной деятельностью) — опасно, так как чревато неточностями и как следствие санкциями со стороны контролирующих органов.
Современный подход к ведению бизнеса предусматривает передачу этих функций на аутсорс. Специалисты компании Unistaff досконально разбираются в вопросах кадрового делопроизводства и четко знают, что такое кадровый учет, а также регулярно следят за всеми нововведениями в законодательстве. Передача учета на аутсорсинг позволит вам избавить собственных сотрудников от рутинных процессов, избежать проблем и получить детальную, систематизированную информацию о вашей компании.
