Кадровое делопроизводство

Кадровый электронный документооборот в 2024 году

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) предполагает ведение документации не в привычном бумажном, а в электронном виде. Он позволяет оформлять, визировать документы, вносить в них изменения с помощью специальной системы. При полном переходе предприятия на новый формат дублировать всю документацию в бумажной форме не нужно. Однако обратите внимание, что есть список документов, которые необходимо продолжать вести и в бумажном виде.

Обязательно ли внедрение электронного кадрового документооборота в организации?

Компании получили возможность оформлять документы в электронном виде с 01.01.2022. Эту процедуру регулируют статьи ТК РФ 22.1–22.3. В данный момент никакого обязательного исполнения этой нормы для коммерческих организаций нет, процесс перехода добровольный. Если такое решение все же принято руководством компании, необходимо оповестить о нем работников. При приеме на работу новые сотрудники будут включаться в кадровый ЭДО уже автоматически. Все расходы на процедуру перехода работодатель обязан взять на себя. 

Важно!

Правительство намерено ввести обязательный КЭДО. Точные сроки неизвестны, однако чаще всего в прогнозах фигурирует 2024 год. 

Кому удобен переход на электронный кадровый документооборот?

Компаниям, штат которых насчитывает десятки сотрудников. Ежегодно на каждого из них в среднем приходится около 50 документов, касающихся договоров, приказов, отпусков, командировок, инструкций, вознаграждений.

Что можно перевести в электронный вид

Перевести на новый формат можно до 99% всего кадрового документооборота — это 124 документа, среди которых:

  • трудовые договоры;
  • заявления об увольнении;
  • графики отпусков;
  • приказы о переводе;
  • договоры о материальной ответственности;
  • табели учета рабочего времени;
  • дисциплинарные взыскания;
  • внесение изменений в договоры.

Важно!

В бумажной форме по-прежнему необходимо вести журнал регистрации несчастных случаев, инструктажа по охране труда, оформлять приказы на увольнение.

Требования к документации

В текущем 2023 году в кадровом электронном документообороте произошли важные изменения. С 1 марта вступили в силу единые требования к ведению документов. Они регулируются Приказом Минтруда РФ № 578н. Основная часть документа должна представлять собой PDF-файл, который может дополняться приложениями в форме таблиц, графиков, текстов. К обязательным структурным элементам относятся, в частности, наименование компании либо Ф.И.О. индивидуального предпринимателя. Описание документа должно быть составлено в формате XML. К документу нужно приложить электронные подписи.

Где хранить архив?

Держать такой архив можно в облачном цифровом хранилище. Наиболее удобны специальные программы — единые системы для кадрового электронного документооборота. Они защищают информацию от несанкционированного использования и позволяют получать доступ к ней с помощью пароля в любой момент.

Преимущества кадрового электронного документооборота

Поиск занимает считанные минуты

Нередко поиск и подготовка одного или нескольких документов может потребовать массу времени кадрового работника. Тот же процесс в цифровом архиве займет несколько минут, ведь система упорядочивает формы и максимально упрощает поиск.

Решается проблема хранения

Одни только трудовые договоры компании обязаны хранить 50 лет. А для размещения всех бумажных документов требуется отдельное вместительное помещение, которое должно соответствовать повышенным требованиям пожарной безопасности.

Компания эффективно контролирует документооборот

Отправка и получение происходят в единой системе. Организация легко может контролировать процесс подписания документации в режиме онлайн. Передача в бухгалтерию занимает считанные минуты.

Сотрудники экономят время

Ознакомиться с электронным документом сотрудник может на компьютере или мобильном устройстве. Можно сразу поставить подпись или внести изменения, оперативно отправив информацию руководству.

Минусы электронного кадрового документооборота

Главная проблема — время на этапе перехода. Если компания берется за внедрение КЭДО самостоятельно, на это потребуется до 3-х месяцев. При этом зачастую происходят досадные ошибки, которые не исключают отдельных затрат времени на выявление и исправление.

К минусам можно отнести и необходимость постоянного и стабильного доступа в интернет. Если он отсутствует, то получить доступ к документации будет затруднительно.

Как перейти на системы кадрового электронного документооборота без потерь времени и лишних затрат

Когда компания принимает решение о переходе, электронный документооборот вводится на основании локального нормативного акта, который принимается с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 Трудового Кодекса для принятия локальных нормативных актов. В локальном нормативном акте необходимо указать информационную систему, которую будет использовать предприятие, список документов и категорий сотрудников, переводимых на новую форму документооборота. В документе должны фигурировать сроки перехода и инструкция по внутреннему использованию системы.

Чтобы избежать потерь времени, средств при внедрении новой системы и сделать процесс перехода понятным и комфортным, доверьте работу профессионалам. Компания Unistaff обладает многолетним опытом ведения кадрового делопроизводства. С нашим участием переход на КЭДО займет от двух недель, а при его использовании организация сможет избежать ошибок. Свяжитесь с нами удобным способом и получите исчерпывающую консультацию.

Другие статьи Все статьи
Расчет заработной платы
Индексация заработной платы: быть или не быть?

В виду инфляции установленная работникам номинальная заработная плата постоянно снижает свою покупательную способность. Большинство так или иначе слышали тезис, что «работодатель обязан индексировать заработную плату». Так ли это? Если да, то на какую сумму и с какой периодичностью? Попробуем разобраться в этом.

Кадровое делопроизводство
Сложные вопросы установления работнику режима гибкого рабочего времени

О гибком рабочем времени мечтают многие работники, но выгоден ли такой режим работы для работодателя? Как установить такой режим работы, каких ошибок не допускать и какие риски могут возникнуть?

Подпишитесь, чтобы не пропускать наши статьи