Кадровый электронный документооборот (КЭДО) предполагает ведение документации не в привычном бумажном, а в электронном виде. Он позволяет оформлять, визировать документы, вносить в них изменения с помощью специальной системы. При полном переходе предприятия на новый формат дублировать всю документацию в бумажной форме не нужно. Однако обратите внимание, что есть список документов, которые необходимо продолжать вести и в бумажном виде.
Обязательно ли внедрение электронного кадрового документооборота в организации?
Компании получили возможность оформлять документы в электронном виде с 01.01.2022. Эту процедуру регулируют статьи ТК РФ 22.1–22.3. В данный момент никакого обязательного исполнения этой нормы для коммерческих организаций нет, процесс перехода добровольный. Если такое решение все же принято руководством компании, необходимо оповестить о нем работников. При приеме на работу новые сотрудники будут включаться в кадровый ЭДО уже автоматически. Все расходы на процедуру перехода работодатель обязан взять на себя.
Важно!
Правительство намерено ввести обязательный КЭДО. Точные сроки неизвестны, однако чаще всего в прогнозах фигурирует 2024 год.
Кому удобен переход на электронный кадровый документооборот?
Компаниям, штат которых насчитывает десятки сотрудников. Ежегодно на каждого из них в среднем приходится около 50 документов, касающихся договоров, приказов, отпусков, командировок, инструкций, вознаграждений.
Что можно перевести в электронный вид
Перевести на новый формат можно до 99% всего кадрового документооборота — это 124 документа, среди которых:
- трудовые договоры;
- заявления об увольнении;
- графики отпусков;
- приказы о переводе;
- договоры о материальной ответственности;
- табели учета рабочего времени;
- дисциплинарные взыскания;
- внесение изменений в договоры.
Важно!
В бумажной форме по-прежнему необходимо вести журнал регистрации несчастных случаев, инструктажа по охране труда, оформлять приказы на увольнение.
Требования к документации
В текущем 2023 году в кадровом электронном документообороте произошли важные изменения. С 1 марта вступили в силу единые требования к ведению документов. Они регулируются Приказом Минтруда РФ № 578н. Основная часть документа должна представлять собой PDF-файл, который может дополняться приложениями в форме таблиц, графиков, текстов. К обязательным структурным элементам относятся, в частности, наименование компании либо Ф.И.О. индивидуального предпринимателя. Описание документа должно быть составлено в формате XML. К документу нужно приложить электронные подписи.
Где хранить архив?
Держать такой архив можно в облачном цифровом хранилище. Наиболее удобны специальные программы — единые системы для кадрового электронного документооборота. Они защищают информацию от несанкционированного использования и позволяют получать доступ к ней с помощью пароля в любой момент.
Преимущества кадрового электронного документооборота
Поиск занимает считанные минуты
Нередко поиск и подготовка одного или нескольких документов может потребовать массу времени кадрового работника. Тот же процесс в цифровом архиве займет несколько минут, ведь система упорядочивает формы и максимально упрощает поиск.
Решается проблема хранения
Одни только трудовые договоры компании обязаны хранить 50 лет. А для размещения всех бумажных документов требуется отдельное вместительное помещение, которое должно соответствовать повышенным требованиям пожарной безопасности.
Компания эффективно контролирует документооборот
Отправка и получение происходят в единой системе. Организация легко может контролировать процесс подписания документации в режиме онлайн. Передача в бухгалтерию занимает считанные минуты.
Сотрудники экономят время
Ознакомиться с электронным документом сотрудник может на компьютере или мобильном устройстве. Можно сразу поставить подпись или внести изменения, оперативно отправив информацию руководству.
Минусы электронного кадрового документооборота
Главная проблема — время на этапе перехода. Если компания берется за внедрение КЭДО самостоятельно, на это потребуется до 3-х месяцев. При этом зачастую происходят досадные ошибки, которые не исключают отдельных затрат времени на выявление и исправление.
К минусам можно отнести и необходимость постоянного и стабильного доступа в интернет. Если он отсутствует, то получить доступ к документации будет затруднительно.
Как перейти на системы кадрового электронного документооборота без потерь времени и лишних затрат
Когда компания принимает решение о переходе, электронный документооборот вводится на основании локального нормативного акта, который принимается с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 Трудового Кодекса для принятия локальных нормативных актов. В локальном нормативном акте необходимо указать информационную систему, которую будет использовать предприятие, список документов и категорий сотрудников, переводимых на новую форму документооборота. В документе должны фигурировать сроки перехода и инструкция по внутреннему использованию системы.
Чтобы избежать потерь времени, средств при внедрении новой системы и сделать процесс перехода понятным и комфортным, доверьте работу профессионалам. Компания Unistaff обладает многолетним опытом ведения кадрового делопроизводства. С нашим участием переход на КЭДО займет от двух недель, а при его использовании организация сможет избежать ошибок. Свяжитесь с нами удобным способом и получите исчерпывающую консультацию.
