Современный мир – это мир, который меняется стремительно и радикально. И технологии играют в нем все более важную роль. Они влияют на все, включая наше сознание и привычки. Мессенджеры уже стали неотъемлемой частью этого нового мира. При помощи разных мессенджеров мы общаемся, получаем услуги, делаем покупки. Но допустимо ли использовать эти приложения при расчете заработной платы и в кадровом делопроизводстве? Для ответа на этот вопрос мне придется затронуть три аспекта: 1. законодательство, 2. безопасность и 3. управление процессом.
Законодательство
Большинство стран имеют законодательство о защите персональных данных, которое требует обеспечения адекватного уровня защиты для персональных данных. Помимо этого следует учитывать риски конфликтов, которые непременно возникают при обмене сообщениями с использованием мессенджеров.
Для того чтобы юридически значимое сообщение считалось доставленным адресату, нужно проверить, является ли переписка в мессенджере допустимым способом обмена информацией в ваших с контрагентом отношениях. Такой способ связи должен быть конкретно прописан в договоре. Например, если договором предусмотрено, что все уведомления должны быть направлены исключительно по почтовому адресу контрагента, уведомление в мессенджере надлежащим не будет (п. п. 64, 65 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 №25).
Переписка в мессенджере может быть принята во внимание в качестве доказательства, если можно идентифицировать участников переписки и установить содержание условий соглашения. Принадлежность телефонного номера, с которого ведется переписка, конкретному лицу может быть подтверждена провайдером, но провайдер не в состоянии подтвердить, с кем конкретно велась переписка. Так, в одном из дел суд указал, что из представленной переписки невозможно достоверно установить, с кем конкретно она велась и каковы полномочия лиц, ее осуществлявших, поэтому переписка не была признана надлежащим доказательством.
К уведомлениям, не имеющим юридического значения, законодательство не предъявляет специальных требований. Их можно направить и по электронной почте, и через мессенджер, и другим способом — любой вариант будет надлежащим. Главное, чтобы при этом была возможность установить отправителя и адресата (п. 65 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 №25).
Также при использовании мессенджеров существует риск, что один из участников переписки может удалить сообщения у всех других участников, если такая функция есть в мессенджере.
Безопасность
Когда речь идет о безопасности при обмене персональными данными через мессенджеры, есть несколько ключевых требований:
- Шифрование
- Аутентификация
- Контроль доступа
- Аудит
- Защита от вредоносных программ
Мессенджеры должны обеспечивать защиту от вредоносных программ, которые могут украсть или повредить персональные данные. Надежный мессенджер должен использовать антивирусные и антишпионские программы, чтобы предотвратить атаки на систему.
В целом, мессенджеры должны обеспечивать полную конфиденциальность персональных данных, а также защищать их от вредоносных атак и несанкционированного доступа. Если вы используете мессенджеры для обмена персональными данными, убедитесь, что они соответствуют этим требованиям.
Управление процессом
Использование мессенджеров при обслуживании клиентов возможно только при четком структурировании информационных потоков. Желательно, чтобы у провайдера услуг была система регистрации запросов. Например, в компании Unistaff мы используем портал обслуживания клиентов, который регистрирует любое обращение клиента, и сотрудник клиента получает возможность в режиме реального времени отслеживать статус обращения.
Важно, чтобы с обеих сторон в процессе обмена данными участвовали только уполномоченные сотрудники, которых можно идентифицировать.
Использование мессенджеров для обмена информацией при расчете заработной платы и в кадровом делопроизводстве несет в себе ряд рисков, и прежде, чем выбирать такой способ обмена данными, необходимо тщательно проработать все эти риски.
