Положительный опыт перехода на аутсорсинг бухгалтерского и кадрового учета
Практика передачи непрофильных функций провайдеру пришла в Россию из стран Запада, стран с более развитой рыночной экономикой. Однако, несмотря на то что рынок аутсорсинговых услуг в нашей стране представлен гораздо меньшим количеством провайдеров, спрос на данный вид услуг в России неизменно растет каждый год.
Каким компаниям нужны услуги аутсорсинга?
- небольшим компаниям, которые не нуждаются в целой штатной единице HR-специалиста,
- крупным холдингам с несколькими направлениями деятельности, где, наоборот, может потребоваться универсальный HR-специалист или полноценный HR-отдел, где каждый из сотрудников специализируется на отдельных операциях,
- компании, сотрудники которой работают в разных часовых поясах,
- компании, готовящейся к аудиту или проверке надзорных органов.
Какие бизнес-процессы передать провайдеру?
Как правило, это те задачи, которые не связаны с ключевой деятельностью компании. В качестве примера можно привести сопровождение контрактов, ремонт оборудования или организацию закупок. В России на аутсорсинг чаще передаются административные задачи (аутсорсинг клининга, курьеров, ресепшена) и учетные (аутсорсинг бухгалтерского и налогового учета, аутсорсинг кадрового делопроизводства, аутсорсинг расчета заработной платы).
В чем заключается практическая выгода аутсорсинга? Часто встречаются туманные и расплывчатые объяснения, из которых ничего не ясно.
Обобщим в нескольких основных моментах:
- Высвобождение человеческих ресурсов, необходимых для выполнения того или иного вида деятельности.
- Разделение юридической ответственности между провайдером и клиентом. Клиент несет ответственность за своевременное предоставление точной информации о текущей деятельности и действиях сотрудников, компания-провайдер отвечает за выполнение задач аутсорсинга, и это зафиксировано в условиях договора.
- Сокращение бюджета расходов на поддержку функций бэк-офиса или содержания профильного персонала.
В качестве примера хотели бы рассказать о Клиенте Юнистафф, фармацевтической компании со штатом 600 человек.
С какой задачей к нам обратились?
Уволились внутренние кадровые специалисты. Времени на поиск и обучение новых сотрудников у Клиента не было. Перед Юнистафф стояла задача оперативно восполнить функционал плюс взять на себя участок расчета заработной платы.
Что мы сделали?
- В кратчайшие сроки согласовали объем и процесс работы.
- Регламентировали операции с учетом внутренних бизнес-процессов Клиента.
- Предоставили профильного сотрудника, специализирующегося на ведении кадрового делопроизводства.
- Настроили отсутствующую автоматизацию для ускорения и упрощения расчетов.
- Забрали расчетную функцию с минимальным вовлечением внутренней команды Клиента.
В результате в короткие сроки команде Юнистафф удалось восстановить процесс кадрового делопроизводства и усовершенствовать процесс расчета заработной платы.
За счет перехода на аутсорсинг Клиент добился нескольких целевых задач: снизил затраты по статье «расчет заработной платы и кадровое администрирование» на 65% в год и избежал ошибок в расчетах с сотрудниками. В прошлых периодах из-за ошибок внутреннего персонала Клиент тратил на переплаты и штрафы проверяющих органов в среднем около 100 000 руб. в год.
